„Usability“ ist wohl eines der beliebtesten Buzzwords, wenn es um Themen rund um die Digitalisierung geht. Viele ERP-Hersteller rühren die Werbetrommel damit, die Usability ihrer Programme verbessert zu haben. Doch was steckt genau dahinter? Welche Kriterien sind aktuell wichtig und auf was sollte bspw. bei einem Softwareauswahlprozess geachtet werden?

Zugegeben: „Gebrauchstauglichkeit“ klingt weit weniger schick als Usability – ist aber wohl trotzdem die passendste deutsche Entsprechung. Der englische Begriff ist außerdem eng verwandt mit der in der Umgangssprache häufig verwendeten „Benutzerfreundlichkeit“ sowie dem breiter gefassten Konzept der User Experience (UX).

Die Usability einer ERP-Software zu optimieren, heißt also, dafür zu sorgen, dass der Nutzer bei seiner individuellen Tätigkeit ein bestimmtes Ziel besser, weil schneller und/oder einfacher, erreicht. Was das konkret bedeutet, lässt sich am besten nachvollziehen, wenn man eine auf Usability getrimmte, moderne Lösung mit ihrer Vorgängerversion vergleicht – in diesem Fall die ERP-Software oxaion. Den Rahmen dafür liefert im Übrigen eine offizielle Norm, denn wie für fast alles im Leben gibt es auch für die Gebrauchstauglichkeit von Software eine DIN (ISO 9241-11).

One-Click-Only-Prinzip für ergonomisches Arbeiten

Weit oben auf der DIN-Liste steht die Selbstbeschreibungsfähigkeit: Die Software sollte möglichst selbsterklärend sein, sodass der Anwender jederzeit darüber im Bilde ist, an welcher Stelle in einem Prozess er sich gerade befindet und auf welche Weise er weiterarbeiten kann. Um die Selbstbeschreibungsfähigkeit zu verbessern, wurde oxaion in der aktuellen Version unter anderem mit grafischen Symbolen wie Kacheln, Icons und Dashboards ausgestattet. Diese sind auf verschiedene Weise individuell konfigurierbar und geben bspw. über den aktuellen Status eines Vorgangs Auskunft. Das Navigieren und Steuern kann komplett über Dashboards (z. B. Abteilungsdashboards) geschehen und muss somit nicht mehr über die (aus früheren Versionen bekannte) Menü-Struktur/-Auswahl erfolgen. Weiterhin gibt es die Möglichkeit per Schnellzugriff (Pfeil rechts oben) direkt in die Programme zu gelangen. Filtermöglichkeiten sorgen bspw. dafür, dass der Anwender abteilungs- oder prozessrelevante Informationen auf einen Blick erhält. Der Nutzen: Durch das benutzerdefinierte Arbeiten reduziert sich die Klickrate im Tagesgeschäft immens. Der Anwender gelangt schneller an sein Ziel. Die dahinterstehende Entwicklungsmaxime nennt sich OneClickOnly.

Aufgabenorientiertes Arbeiten dank dynamischer Oberfläche

Ein weiterer Aspekt der Usability-DIN ist die Steuerbarkeit: Diese verlangt, dass dem Nutzer nicht starr vorgegeben wird, wie er zu arbeiten hat. Stattdessen sollte ihm ein gewisser Spielraum geboten werden, wie er mit dem System umgeht. Eine bessere Steuerbarkeit aufgrund einer höheren Individualisierbarkeit wird in hohem Maße auch über die Startoberfläche erreicht. Mit oxaion Crossfeed haben die Experten von oxaion eine Kollaborationsplattform entwickelt, die als zentraler Navigationsstartpunkt für alle Unternehmensanwendungen fungiert und Anwender aufgabenorientiert zusammenbringt. Optisch hat man sich am modernen Nutzerverhalten orientiert, d.h. die Bedienlogik ist intuitiv, weniger komplex und erinnert an Smartphone-Apps oder neuere Windows-Versionen.

Crossfeed ist außerdem auf die eigenen Tätigkeitsfelder und Projekte personalisierbar. Dazu enthält die Bedieneroberfläche intelligente Verknüpfungen (wie bspw. Posteingang, Messenger etc.), sodass Anwender ihre individuellen Arbeitsziele mit wenigen Klicks erreichen können.

Intelligente Filter, Schnellsuchen und Tastenkombinationen

Usability heißt aber auch auf tätigkeitsrelevante Informationen schnell zugreifen zu können. oxaion stellt hierfür Filter, intelligente Schnellsuchen und Kurzbefehle über Tastenkombinationen bereit. Wenn bspw. auf einer geöffneten Programmlasche eine Teileinformation vorhanden ist und der Nutzer öffnet das Programm zur Verwaltung von Bestellvorschlägen, ist es möglich, über den Filter im Feld Teilnummer die Tastenkombination STR+Q zu aktiveren. Auf diese Weise können alle Teile direkt aus den geöffneten Programmlaschen ausgewählt werden. Diese Funktion lässt sich auch für alle weiteren Anwendungsfälle und Felder (bspw. Belegnummern) nutzen, womit eine schnelle Verfügbarkeit gewährleistet wird.

Auch besteht in der neuesten Programmversion die Möglichkeit, das gleiche Feld in unterschiedlichen Datensätzen zu verwalten (Bild Hoch/Bild Runter-Taste für nächsten bzw. vorherigen Datensatz). So lassen sich Massendaten noch schneller erfassen und ändern.

Bei einem markierten Datensatz kann außerdem über die Tastatureingabe „*“ die gesamte Baumstruktur bis auf die letzte Ebene geöffnet und über „-“ wieder geschlossen werden. Auf diese Weise erhalten User komfortabel per One-Click einen schnellen Überblick über alle gewünschten Informationen.

Benutzeroberfläche individuell konfigurieren

Über die Programmverwaltung kann sich jeder Anwender sein Frontend benutzerspezifisch einrichten. Mittels verschiedener Formatoptionen lassen sich bspw. einzelne Spalten oder Felder besonders hervorheben, bspw. einzelne Datensätze, die anhand hinterlegter Bedingungen farblich voneinander abgehoben werden. Gerade wenn eine hohe Anzahl von Datensätzen bewertet werden sollen, zeigen sich die Vorteile dieser grafischen Orientierungshilfe.

Der oxaion-Designmodus bietet darüber hinaus eine ganze Bandbreite an Möglichkeiten, die Benutzeroberfläche individuell zu gestalten und den Nutzer mit relevanten Informationen zu versorgen. So kann er bspw. innerhalb eines Programmes bei Markierung eines Datensatzes die im Verwaltungsprogramm angezeigten Felder beliebig suchen, verschieben, verstecken oder ausblenden.

Gadgetleiste und Dashboard für schnelle Zugriffe

Auf die Oberfläche lassen sich auch zahlreiche innovative Features ‚adden’ – bspw. ein persönliches Dashboard oder eine tätigkeitsbezogene Gadgetleiste. Mithilfe des persönlichen Dashboards können projektspezifische Informationen gesammelt, ausgewertet und grafisch aufbereitet werden. Ergebnisse und Zusammenhänge werden so schneller deutlich und helfen dem Anwender, kritische Vorgänge genauer zu überwachen und steuern.

Durch die Einrichtung einer Gadgetleiste werden dem Benutzer dynamisch Folgeaktivitäten angeboten. Dies erfolgt immer in Abhängigkeit zum aktuell ausgeführten Programm: Anwender der Finanzbuchhaltung können bspw. mit nur einem Klick in die Offenen Posten oder zu einer Auflistung sämtlicher Vertriebsrechnungen verzweigen. Im Bereich Produktion steht eher ein Überblick auf aktuell anstehende Fertigungsaufträge und der am Herstellungsprozess beteiligten Maschinen- und Personalkapazitäten im Vordergrund.

Es können auch Gadgets hinzufügt werden, über die man bspw. komfortabel das Telefon steuern (Computer-Telefon-Integration), sich einen Arbeitsvorrat anlegen oder eine Belegkette anzeigen lassen kann. Weiterhin gibt es die Möglichkeit per Schnellzugriff (Pfeil rechts oben) direkt in die Programme zu verzweigen.

Senden-An-Funktion und Hotspots: Kurze Wege für den Anwender

Hilfreich ist außerdem die „Senden an-Funktion“ des Programms. Diese ermöglicht dem Anwender mittels weniger Clicks tätigkeitsbezogene Informationen aus unterschiedlichen Programmen zu erhalten. Somit kann er sich bspw. innerhalb eines Bestellbelegs zur Teilenummer zusätzliche Informationen aus dem Teilestamm anzeigen lassen.

Zudem besteht die Möglichkeit, sogenannte „Hotspots“ zu hinterlegen. Über die Senden an-Funktion lassen sich dann innerhalb eines Beleges direkte Absprünge in relevante Programme oder Dashboards vornehmen (bspw. Geschäftspartner). Auch hier ist der Nutzen mittels OneClickOnly schnell an die gewünschten Hintergrundinformationen zu kommen.

Innerhalb einer angemeldeten Sitzung lassen sich zudem neue Mandanten oder neue Modi aufrufen. Der Anwender kann dadurch parallel mit unterschiedlichen Mandanten (bspw. Schwester- oder Tochterfirmen etc.) arbeiten, ohne die Anmeldedaten erneut eingeben zu müssen. oxaion benötigt zur Abbildung von Mandanten keine separaten Installationen und bietet darüber hinaus im Standard eine Abwicklung von Intercompany-Prozessen an.

oxaion verzeiht Fehler

Last but not Least fordert die DIN-Norm unter dem Stichwort Fehlertoleranz, dass ein System dem User falsche Eingaben oder eine falsche Bedienung verzeihen sollte. In oxaion lassen sich Fehler an jeder Stelle korrigieren. So wird verhindert, dass dies erst am Ende eines Prozesses auffällt, und der ganze Ablauf erneut durchgeführt werden muss. Die Software weist bei einer fehlenden oder fehlerhaften Eingabe außerdem darauf hin, was genau falsch gemacht wurde, und wie dies korrigiert werden kann. Hat der Anwender beispielsweise vergessen, eine Adresse auszuwählen, schlägt das System automatisch eine Liste mit allen Einträgen vor, die an dieser Stelle zulässig sind.