Viele mittelständische Unternehmen nutzen zwar eine Shop-Software, haben diese aber selten in ihre ERP-Lösung integriert. Der Abgleich von Daten erfolgt dann manuell – was in der Regel sehr zeitaufwändig ist und häufig zu Fehlern führt. Bei steigendem Auftragsvolumen steht ein solches Vertriebssystem dann schnell vor dem Kollaps. Welche Vorteile es hingegen bringt, wenn ERP-System und Shop-Lösung nahtlos miteinander kommunizieren, sollen folgende zwei Beispiele aufzeigen.

Webportal bei der basi Schöberl GmbH & Co. KG

Ein aktuelles Beispiel für eine direkte Schnittstelle zwischen ERP und Kundenportal liefert die basi Schöberl GmbH & Co. KG. Das mittelständische Unternehmen mit Sitz in Rastatt wurde 1923 gegründet. Um den Bedarf einer aufstrebenden Gasindustrie zu decken, investierten die damaligen Gründer in Produktionsanlagen zur Herstellung von Sauerstoff und Acetylen. Das Produktspektrum wurde seitdem konsequent erweitert. Heute beschäftigt der Hersteller 150 Mitarbeiter und beliefert rund 20.000 Kunden.

Versorgung über Kundenportal

Die Lager- und Produktionsstätten befinden sich vornehmlich in Baden‐Württemberg, Rheinland‐Pfalz und dem benachbarten Elsass. basi bietet Gase für eine Vielzahl von Anwendungen in Industrie, Medizintechnik, Lebensmittelproduktion, Laboranwendungen und Schwimmbad – Hygiene an.

Schon in der Vergangenheit war ein Portal für Kunden auf der Website des Herstellers vorhanden. Nun sollte es für den Verkauf umfassend modernisiert werden und bspw. auch dem Außendienst einen anforderungsspezifischen Zugriff ermöglichen. Auch sollte die Lösung beliebig erweiterbar sein, um nach und nach weitere Geschäftsprozesse über das Portal anbieten zu können.

Hinzufügen verschiedener Anwenderrollen

Das auf der Website integrierte basi-Portal richtet sich als Bestell- und Informationsplattform an Interessenten, Kunden und Außendienstmitarbeiter gleichermaßen. Interessenten haben die Möglichkeit, benötigte Gase nach verschiedensten Kriterien zu suchen, diese lassen sich zudem nach Anwendungen selektieren und direkt beim Vertrieb anfragen. Angemeldete Kunden können zu jederzeit Auftrags- und Lieferinformationen abrufen.

Außendienstmitarbeiter greifen hingegen auch von unterwegs flexibel auf Kundendaten zu. Sie erhalten einen schnellen Überblick in laufende Aufträge, offene Posten und den jeweiligen Zahlungsmodalitäten ihrer zugeordneten Geschäftspartner.

Schließlich gibt es noch den „Admin-Bereich“, in dem der Content für die Seiteninhalte optimiert oder weiterer hinzugefügt werden kann.

Mit wenigen Klicks den Einkauf tätigen

Über die Login-Funktion gelangen die Kunden direkt zur Produktauswahl. Hier kann er Gase nach deren Anwendungsmöglichkeiten suchen oder aus der bereits bezogenen Produktpalette auswählen und in den Warenkorb legen. Nun gibt er noch seinen Wunschtermin, die gewünschte Lieferadresse an und schickt seine Online-Bestellung an die basi.

Neben den Reitern „Gase“ und „Anwendungen“ gibt es noch den Reiter „Service“ – hier informiert die basi z.B. über anstehende Messen oder angebotene Schulungen. Wer sich bspw. für eine Schulung oder ein Seminar interessiert, kann sich im Portal direkt anmelden.

Daten aus dem ERP direkt über das Web-Portal abrufen

Ist der Kunde im Portal angemeldet, kann er sich neben den neuen Aufträgen auch seine Stammdaten, Informationen zu den offenen Posten, den zugewiesenen Ansprechpartner, aktive Verträge sowie aktuelle Flaschenbestände anzeigen lassen.

Technischer Hintergrund: oxaion web

Die technologische Basis des benutzerfreundlichen Portals liefert „oxaion web“. Rein optisch und funktional handelt es sich dabei im weitesteten Sinne um einen Webshop. Hintergründig geht es jedoch vor allem darum, von außen auf die ERP-Daten in oxaion zuzugreifen.

oxaion web bietet jedoch nicht nur die Möglichkeit, Funktionen aus dem ERP aufzurufen, sondern gleich ein komplettes Webprojekt mit Benutzeroberfläche und einigen Standardfunktionalitäten (z.B. Artikelübersicht und Warenkorb) zu realisieren. Funktionalitäten und entsprechendes UI-Design werden innerhalb des Kundenprojekts flexibel an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst.

Vorteile für den Anwender

Ein großer Vorteil von oxaion web ist, dass es durchgängig in oxaion-ERP integrierbar ist. Das heißt, es bestehen synchrone Schnittstellen zwischen den beiden Lösungen. Somit sind die über das Portal abgerufenen Daten immer auf dem neuesten Stand. Und da es sich um die Echtdaten aus dem ERP-System handelt, werden diese auch nicht redundant gehalten. Es gibt also keine separate „oxaion web“-Datenbank, sondern die Basis aller Daten bleibt das ERP.

Zur ursprünglichen Vier-Schichten-Architektur des ERP-Systems wird also zusätzlich mit oxaion web ein separater Webserver eingerichtet. Dieser steht aus Sicherheitsgründen hinter einer DMZ (Demilitarisierte Zone), wird also nach außen hin durch Firewalls abgeblockt.

oxaion-Webshop bei SELECTRIC

Als Systemhaus bietet das Münsteraner Unternehmen SELECTRIC alles aus einer Hand: Funktechnik, Systemtechnik und Zubehör, sowie Beratung, Reparatur und Wartung. Zu den Kunden im Funkbereich gehören vornehmlich Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben (kurz: BOS), aber auch Industrie, Energieversorger, Security, ÖPNV, Militär, Luftfahrt und Bahn.

Integrierte Shop-Software bietet Wettbewerbsvorteile

Für die Kunden von SELECTRIC ist eine schnelle und fehlerfreie Warenauslieferung wettbewerbsentscheidend. SELECTRIC hat hierfür ein hochmodernes Logistikzentrum mit 4.000 qm Lagerfläche errichtet. Zudem ist der SELECTRIC-Webshop einen der wesentlichsten Vertriebskanäle des Funkanbieters.

Die Vorteile der in oxaion-ERP integrierten Shop-Schnittstelle liegen dabei auf der Hand: Artikelstammdaten müssen nicht mehr doppelt in der Shop-Lösung und der Warenwirtschaft vorgehalten und gepflegt werden. Da auch die Warenwirtschaft (WWS) inklusive einem Lagerführungssystem komplett in oxaion-ERP enthalten ist, lässt sich außerdem die Auftrags- und Bestellabwicklung bedeutend beschleunigen.

Schnelle Realisierung im gemeinsamen Projekt

Realisiert wurde der neue SELECTRIC-Onlineshop mit Magento. Die Open-Source-Software ist mit derzeit rund 30 Prozent Marktanteil das am häufigsten eingesetzte Shopsystem der Welt. Zu einer Anbindung kam es schon während der Einführung der oxaion ERP-Software. Für das moderne „Look and Feel“ der Shop-Oberfläche war oxaion-Partner LEONEX zuständig. Parallel kümmerten sich die Fachleute von oxaion um alle Backend-seitig benötigten Funktionen. So greift auch der Webshop stets auf aktuelle ERP‐Daten zu. Und eingehende Aufträge werden direkt an oxaion rückgemeldet.

Nahtlose Anbindung an das ERP-System

Die größte Herausforderung im Projekt war dabei, dass verschiedenste oxaion-Module an den Webshop angebunden werden mussten. Das fing an bei den allgemeinen Stammdaten, ging über konkrete Verkaufsinformationen wie bspw. Verfügbarkeiten und Preise (z.T. auch kundenindividuelle Rabattstrukturen) und endete schließlich beim integrierten Service-Modul. Mit diesem können nun Servicetickets direkt aus dem Webshop heraus erfasst werden.

Für Reklamationen hält der Webshop eine Online-Reparaturverwaltung bereit. Aus den Daten, die der Kunde in ein vorgefertigtes Online-Formular einträgt, wird dann im Hintergrund automatisch in oxaion ein Helpdesk-Ticket erstellt.

Shop-Besucher erhalten zudem aktuelle Informationen zu Hardware, Software und Reparatur-Service. Dazu können verschiedene Dokumente heruntergeladen werden wie bspw. Informationen zur Hardware, Schulungsmaterialien etc. Etablierte Kunden können zudem die Logistikdaten ihrer georderten Geräte einsehen.

Abfragen in Echtzeit für Mengen, Preise und Verfügbarkeiten

Die Verfügbarkeit der SELECTRIC-Produkte wird bei oxaion immer live angefragt, es handelt sich also stets um die aktuellen Bestandszahlen. Zusätzlich zum Lagerbestand wird außerdem berücksichtigt, ob es laufende Angebote oder Nachfragen gibt. Diese werden mit eingerechnet und daraus dann die tatsächliche Verfügbarkeit ermittelt. Ähnlich verhält es sich auch mit den Preisen, auch sie werden in Echtzeit über die HTTP-Schnittstelle abgefragt, d.h. es werden auch Rabatte berücksichtigt, die eben erst im ERP-System festgelegt wurden.

Hohe Transparenz auch auf Seiten der Kunden

Auch im Webshop von SELECTRIC können Kunden ihre laufenden Aufträge komfortabel einsehen und auf diese Weise bspw. nachvollziehen, ob schon Teillieferungen erfolgt sind oder der gesamte Auftrag noch aussteht. Ebenso können Lieferscheine und Rechnungen online abgefragt und heruntergeladen werden.

Zusatzfunktionen über Geräteakte abbildbar

Ein weiterer wichtiger Bestandteil des Webshops ist der „Gerätemanager“, der sehr eng mit der „oxaion-Geräteakte“ verknüpft ist. Sämtliche Geräte zum Verkauf sind unter ihrer Seriennummer auch in der oxaion-Geräteakte gespeichert. Für die meisten Produkte gibt es Applikationen, also kundenindividuelle Erweiterungen. Die Verwaltung dieser Zusatzfunktionen erfolgt ebenfalls über die oxaion-Geräteakte. Im Webshop ist sie komfortabel über eine Drop-Down-Liste einsehbar.

Technischer Hintergrund

Für die reibungslose Performance des SELECTRIC-Webshops verwendete oxaion drei verschiedene Arten des Datenaustausches: Zum einen wird die oxaion HTTP-Schnittstelle genutzt. Sie ruft Funktionen aus dem oxaion-Server ab, die speziell für den Webshop programmiert wurden. Die Schnittstelle kommt immer dann zum Einsatz, wenn der Webshop Anfragen in Echtzeit stellt, wie bspw. Preise und Verfügbarkeiten.

Über die http-Schnittstelle erhält man einen direkten Zugriff auf die Backend-Funktionen des ERP-Systems, d.h. der Webshop liest nicht direkt aus der Datenbank und schreibt auch nicht auf ihr. Der Zugriff von außen ist SSL-verschlüsselt und erfolgt über eine sitzungsbezogene Kommunikation. Loggt sich ein Anwender ein, nimmt der Webshop im Hintergrund eine Anmeldung bei oxaion vor, woraufhin eine Session-ID vergeben wird. Der Aufruf der Schnittstelle geschieht über ein Standard-HTTP-Protokoll (GET und POST). Die Rückgabe erfolgt dann im HTTP-Body, in Form von XML.

An zweiter Stelle steht ein ETL-Prozess, der immer dann zum Einsatz kommt, wenn Stammdaten bspw. zu Artikeln oder Kunden regelmäßig aktualisiert werden müssen. Hierfür legt oxaion die Dateien als XML bzw. CSV-Files in einem Netzwerkpfad ab. Der Webshop holt sie daraufhin ab.

Drittens erfolgt der File-Austausch über ein Netzlaufwerk: Belege wie bspw. Lieferscheine werden zwischen den beiden Systemen im PDF-Format ausgetauscht. Der gesamte Prozess geschieht in Echtzeit und wird deshalb auch von der HTTP-Schnittstelle begleitet, bzw. der Webshop schickt zuerst eine Anfrage über die HTTP-Schnittstelle an oxaion mit der Information, welche Belege im benötigt werden und oxaion legt daraufhin das entsprechende Dokument im Netzlaufwerk ab. Im Gegensatz zum ETL-Prozess erfolgt der Datenaustausch dabei in beide Richtungen.