Das Herzstück einer jeden betriebswirtschaftlich orientierten Software ist nach wie vor das Finanz- und Rechnungswesen. Der Leistungsumfang hat sich im Laufe der Zeit allerdings stark verändert und geht weit über das bloße Buchen von Belegen hinaus. So verfügt eine moderne ERP-Software wie oxaion mittlerweile über weitreichende Automatisierungsmöglichkeiten in den Bereichen Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Kostenrechnung. Etwas weniger bekannt und sicherlich ein Alleinstellungsmerkmal ist das in oxaion integrierte Modul der Betriebsinternen Auftragsabrechnung (BIA) – von vielen Unternehmen zwar in der Einführungsphase vorgesehen, im Tagesgeschäft dann aber häufig „vergessen“.

Unternehmen nutzen betriebsinterne Aufträge zur Planung, Sammlung und Abrechnung von Kosten innerbetrieblicher Maßnahmen und Projekten. Dabei ist der Begriff des Projektes hier sehr weit zu fassen. Ein Projekt kann eine Messeteilnahme sein, aber genauso die Erstellung eines Werkzeuges für Kunden. Eine Entwicklungsleistung, selbst erstellte Anlagen oder ein Erweiterungsbau können ebenfalls Beispiele für Projekte sein.

Ein Auftrag kann aber auch zur Detaillierung von Kostenstellen genutzt werden (zum Beispiel Fuhrpark). „Mit dem BIA-Modul in oxaion ermöglichen wir Anwendern, betriebsinterne Aufträge über die gesamte Laufzeit zu kontrollieren – von der Eröffnung über die Planung und Buchung sämtlicher Ist-Kosten bis zur endgültigen Abrechnung und Archivierung“, so Dieter Eisele, Senior Business Consultant bei oxaion.

Wertefluss in der BIA

Die Vorteile eines integrierten Rechnungswesens in einem ERP-System liegen klar auf der Hand: Die einmal vorhandenen Daten können in den unterschiedlichsten Beziehungen ausgewertet, ergänzt und verwendet werden. Davon profitiert auch die BIA, deren Wertefluss sich sowohl aus den Quellen der Finanzbuchhaltung als auch der Materialwirtschaft speist. In der Fibu können Fremdleistungen gebucht werden, während über die MaWi automatisch die Materialbewegungen auf den Auftrag erfasst werden. Innerhalb der BIA erhalten Anwender außerdem die Möglichkeit Eigenleistungen und Gemeinkosten für den betriebsinternen Auftrag zu erfassen wie bspw. Arbeitszeiten oder verwendete Betriebsmittel.

Verschiedene Endabrechnungsvarianten möglich

In oxaion lassen sich drei verschiedene Arten von Innenaufträgen anlegen: Gemeinkosten-, Investitions- und Statistik-Innenaufträge. Diese können flexibel auf einen weiteren Auftrag, auf Kostenstellen, ein Wirtschaftsgut oder einen Kostenträger abgerechnet werden.

Anwender können den Auftrag aber auch an einen Endkunden fakturieren (periodisch oder nach Abschluss des Auftrages) oder das Ganze als Wirtschaftsgut in die integrierte Anlagenbuchhaltung abrechnen.

Kostenkomponenten beliebig auswerten

Innerhalb des BIA-Moduls gibt es die Möglichkeit, eine umfassende Kostenkontrolle für die einzelnen Kostenartengruppen (bspw. Lohn, Material, Fremdleistungen, Betriebsmittel) durchzuführen. Im Sachkontenstamm kann zugeordnet werden, in welche Kostenartengruppe eine Kostenart einfließen soll. Auf diese Weise lassen sich bspw. Kosten für Löhne oder die Nutzung eines KFZs getrennt ausweisen.

Nicht nur die einzelnen Kostenarten sind auswertbar, sondern es lassen sich auch Statuskontrollen durchführen. Mittels oxaion Business Process Management (BPM) kann hierfür ein Genehmigungsverfahren mit entsprechender Rechtevergabe angestoßen werden.

Erfassung von Arbeitszeiten und Lagerentnahmen

Bei einer Lagerentnahme kann der entsprechende Innenauftrag angegeben werden. Daraus resultiert dann eine Bewertung des Teiles auf dem betriebsinternen Auftrag. Für die Bewertung stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, bspw. können Anwender mit internen und externen Preisen arbeiten oder einen Gemeinkostenzuschlag hinterlegen.

Mit den Arbeitszeiten verhält es sich ähnlich, allerdings ist hier die entsprechende Lohnart anzugeben. Diese definiert dann, wie die Arbeitszeit auf dem betriebsinternen Auftrag berechnet wird. Externer und interner Preis sowie Zuschlagsetzungen werden dabei ebenfalls über die Lohnart gesteuert. So kann bspw. der zeitliche Aufwand für die Wartung eines Kfz flexibel abgerechnet werden. Auch Kilometerkosten lassen sich innerhalb der BIA berechnen und werden dem Auftrag belastet.

Gemeinkostenaufträge flexibel abrechnen

Innerbetriebliche Gemeinkostenaufträge werden hingegen auf Kostenstellen abgerechnet. Zu welchen Zeitpunkten diese abgerechnet werden sollen ist frei wählbar, periodisch oder bei Beendigung eines Projektes. So lassen sich bspw. die Kosten für eine Instandhaltung sammeln(Materialkosten, Löhne etc.). Die Summe der Aufwände wird dann zum gewünschten Zeitpunkt in Form einer Umbuchung dem Auftrag entlastet und der Kostenstelle belastet.

Anwender der ERP-Software können diesbezüglich auch mit Doppelkontierung arbeiten, wenn ein Unternehmen einen großen Fuhrpark besitzt, lassen sich sämtliche Kosten zu den einzelnen Fahrzeugen innerhalb der BIA auf Aufträgen (jedes Kfz. ist dann ein Auftrag) sammeln und ermitteln. Gleichzeitig werden diese aber trotzdem auch auf die Kostenstelle Fuhrpark gebucht. „Dadurch erhalte ich einerseits den statistischen Auftrag für die Auftragsnummern der einzelnen Fahrzeuge, kann aber auf der allgemeinen Kostenstelle Fuhrpark gleichzeitig die gesamten Kosten einsehen“, erläutert Dieter Eisele die Vorteile.

Externe Berechnungen und Intercompany Abrechnung

Innerhalb der BIA werden die einzelnen Kostenartengruppen detailliert aufgeführt. Über das Auskunftssystem lässt sich sogar noch tiefer gehen: Anwender können sich dort die einzelnen Kostenarten oder auch einzelne Buchungen anzeigen lassen. Bei Fremdleistungen wird bspw. der Gemeinkostenzuschlag miterfasst, d.h. wenn Fremdleistungen gebucht werden, wird dieser flexibel mit einberechnet.

Für die Innenaufträge lassen sich zudem Budgets erfassen, die dann automatisch für einen Soll-Ist-Vergleich mitgeführt werden.

Bei einem Auftrag, der an Kunden weiterberechnet wird, gibt es im ERP-System zusätzlich die Option, die enthaltenen Kostenartengruppen oder sogar jede einzelne Belastung detailliert auf der Rechnung aufzuführen. Auch automatisierte Intercompany-Verrechnungen von betriebsinternen Aufträgen oder Dienstleistungen sind mit oxaion möglich. Beispiel wäre hier die Weiterverrechnung von zentralen Diensten (IT, Rechnungswesen…) an Tochterunternehmen.