Globale Märkte, zunehmender Kostendruck und verschärfter Wettbewerb zwingen mittelständische Unternehmen heute dazu, ihre Prozesse nachhaltig zu optimieren. Viel lässt sich über die Einführung einer betriebswirtschaftlichen Unternehmenssoftware erreichen. Doch worauf kommt es bei einer ERP-Einführung wirklich an?

Die ERP-Software fungiert als Rückgrat des modernen Wirtschaftsunternehmens. Nahezu jeder betriebswirtschaftliche Vorgang lässt sich darüber steuern. Gerade mittelständischen Unternehmen hilft die richtige Software Kapazitäten ideal auszulasten, Durchlaufzeiten zu verkürzen und Kosten einzusparen. Im Gegenzug führen Fehlentscheidungen unweigerlich zu hohen Kosten und bedrohen mitunter sogar die Existenzen von Unternehmen.

Unternehmen stehen vor der Qual der Wahl

Bei Investitionszyklen von bis zu 10 oder mehr Jahren stehen mittelständische IT-Entscheider tatsächlich vor einer Entscheidung, die sie in dieser Tragweite nur ein oder zweimal in ihrer Karriere fällen müssen. Und während für global agierende Konzerne meist nur zwei oder drei Systemhäuser in Frage kommen, reißen sich um den Mittelstand dutzende Anbieter mit einer ungemein breiten Range an Lösungsmöglichkeiten. Hinzu kommt die Verunsicherung einzelner Abteilungen plus der Wille von oben, möglichst jeden Bereich gleich gut abzudecken. Trendthemen wie Industrie 4.0 oder Big Data machen die Entscheidungsfindung ebenfalls nicht leichter. Der Softwareauswahlprozess bei einer ERP-Einführung beansprucht demgemäß oftmals mehr Zeit als die eigentliche Softwareimplementierung.

Was also tun?

Der Auswahlprozess ist nach wie vor die wichtigste Phase und sollte nie unsystematisch oder übereilt durchgeführt werden. Am Anfang stehen die Prozessanalyse sowie eine genaue Sondierung des Anbietermarkts. Währenddessen sollten grundlegende Fragen geklärt werden wie: Welche Bereiche sind für das Unternehmen wirklich relevant und welche Abläufe müssen optimiert werden? Muss es unbedingt die beste aller Buchhaltungen sein oder liegt der Fokus eher auf der Produktion? Welche Vorteile bieten Mobilitätslösungen?

Die Frage nach Kosten und Nutzen einer Lösung sollte Schritt für Schritt geklärt werden. Ein von Anfang an strukturiertes und zielorientiertes Vorgehen führt in der Regel recht zügig zum Erfolg. Dazu gehört bspw., dass die Geschäftsführung die Belegschaft für das anstehende ERP-Projekt entsprechend sensibilisiert. Ebenso notwendig ist die Gründung eines Projektteams, das vorab den Anforderungskatalog und später dann das Pflichtenheft ausarbeitet. Voraussetzung für gutes Gelingen sind natürlich immer auch fähige Mitarbeiter, die als Ansprechpartner fungieren und das Projekt auch nach der Softwareeinführung zuverlässig begleiten.

Welcher ERP-Anbieter ist der richtige?

Neben der richtigen Software ist Vertrauen die Grundlage für eine erfolgreiche Implementierung. Eine weitere Bringschuld des Anbieters ist deshalb Ehrlichkeit. Dem Kunden soll eine leistungsfähige Lösung präsentiert und nicht das Blaue vom Himmel versprochen werden. So empfiehlt es sich, dass sich beide Seiten möglichst früh gut kennenlernen. Kommunikation ist das A und O – gerade wenn es um die Darlegung anstehender Kosten geht. Auf diese Weise legen sich erste Unsicherheiten und Unternehmen können ihre Vorstellungen besser einschätzen.

Sicherheitsbedürfnis überwiegt nach wie vor

Thema Sicherheit: Viele Unternehmen fürchten, dass Daten während der Implementierungsphase verloren gehen. Die Migration von Datenbeständen sollte also schon recht früh thematisiert werden. Technisch gesehen ist das zwar heute kaum mehr ein Problem, aber der Softwarepartner sollte auch in der Lage sein, das Unternehmen über den internen Aufwand aufzuklären. Die Bereinigung von Datenbeständen kann gerade bei kleineren Unternehmen schnell einen erheblichen Aufwand verursachen.

Kernprozesse müssen in der ERP-Software sauber abgebildet werden

Jedes Unternehmen entscheidet letztendlich individuell. Daher dient die erste Phase des Auswahlprozesses einer genauen Differenzierung. Unternehmen müssen größtenteils selbst herausfinden, worauf sie besonderen Wert legen. Hier spielen Anforderungen auf technischer Ebene eine große Rolle. Aktuell wird viel Wert auf Flexibilität und Integrationsfähigkeit gelegt, dazu gehören Schnittstellen, Webfähigkeit und Plattformunabhängigkeit. Ein weiteres wichtiges Thema ist das Design der Software: Es geht um intuitive Bedienbarkeit, dazu zählen bspw. moderne Bildschirmmasken, Social-ERP-Funktionen und ein hohes Maß an Usability. Hinzu kommen spezielle Unternehmensanforderungen, die sich in der Regel aus Unternehmensgröße, Branche und Prozessstrukturen ableiten. So sind z. B. in den Bereichen Service und Vertrieb zunehmend auch Mobilitätslösungen gefragt. Immer wieder ist zu erkennen, das mittelständische Unternehmen zu Komplettlösungen tendieren, die eine tiefergehende Branchentauglichkeit aufweisen und die wertschöpfenden Kernprozesse sauber abbilden können.