Im Zeitalter weltweiter Wirtschaftsbeziehungen sollte eine moderne Unternehmenssoftware über entsprechende Zollfunktionen für Sendungen verfügen, die ins Ausland gehen. Dabei ist kaum ein Bereich der Zollabwicklung so vielschichtig und komplex wie die Präferenzkalkulation und die Exportkontrolle. Gut also, wenn diese Prozesse möglichst automatisiert ablaufen und bestenfalls auch direkt aus dem ERP-System heraus gesteuert werden können. Die Ettlinger ERP-Spezialisten von oxaion vertrauen diesbezüglich auf die ZWF IT + Consulting AG – einem starken und langjährig erfahrenen Softwarepartner rund um den Bereich Zoll und Außenhandel.

Das mittelständische Software- und Beratungshaus ZWF mit Sitz in Saarbrücken ist seit mehr als 25 Jahren erfolgreich am Markt und kennt die Herausforderungen, der sich exportorientierte Unter-nehmen heute stellen müssen. Der Entwicklungsfokus liegt dabei auf dem Bereich ERP-integrierte Zoll-/Export-, DMS- und SharePoint-Lösungen. „Egal, ob es um die Ermittlung der Ursprungseigenschaften von Produkten oder etwa um die Beachtung von Anti-Terror-Verordnungen geht – wer im Import/Export-Geschäft keine Fehler machen und sich langfristig gegenüber dem Wettbewerb behaupten will, benötigt heute durchgängig digitale Prozesse und eine automatisierte Zollabwicklung“, weiß Antonio Tassone, Vertriebsleiter bei der ZWF IT + Consulting AG. „Mit SimPlex logistics bieten wir oxaion-Anwendern eine smarte und vollständig integrierte Zoll- und Außenhandelslösung, die sämtlichen rechtlichen Anforderungen gerecht wird und eine schnelle und sichere Bearbeitung komplexer Zollprozesse im Tagesgeschäft ermöglicht.“

Direkte Kommunikation mit oxaion

Über einen ERP-Connector ist SimPlex tief in die Unternehmenssoftware von oxaion integriert. So lässt sich grundsätzlich auf alles zugreifen, was für den Versandprozess wichtig ist, also bspw. Namen und Adressen der Geschäftspartner, Verkaufspositionen, Artikelnummern, Produktbezeichnungen, Umfang und Anzahl der Packstücke, Beschaffenheit der Packmittel sowie relevante Daten zu den beteiligten Spediteuren und Paketdienstleistern.

Die Integration kann dabei so tief gehen, dass die Zollabwicklung weitestgehend automatisiert erfolgt. SimPlex unterstützt hierfür den Standard ATLAS (Automatisiertes Tarif- und Lokales Zoll-Abwicklungssystem) und somit den Vertrieb bei der Ausstellung der verschiedenen Exportpapiere, die teilweise länderspezifischen Besonderheiten unterliegen. Dadurch wird ein vollständiges, korrektes und schnelles Ausfüllen aller Dokumente ermöglicht, wodurch viel Zeit gespart wird.

Automatisierte Prüfung auf Ausfuhrbeschränkungen

Embargos, Dual-Use-Güter, Kontrolle, Prüfprozess, Ausfuhrbeschränkungen – die Exportkontrolle von ZWF unterstützt oxaion-Anwender dabei, dass Warenexporte schnell und lückenlos auf Beschränkungen geprüft werden. Anhand einer in SimPlex hinterlegten Prüfmatrix erfolgt automatisch die Kontrolle der im ERP hinterlegten Artikel auf Ausfuhrbeschränkungen. Für eine höhere Transparenz kann dies bereits bei der Angebotslegung geschehen. So ermöglicht die Exportkontrolle eine detaillierte Prüfung und lückenlose Dokumentation über gesamte Aufträge und einzelne Positionen – inklusive detaillierter Darstellung der Prüfhistorie.

Richtig kalkulieren anstatt „exceln“

Einheitliche Regeln, Abbau von Zöllen und Erschließung neuer Absatzmärkte: Freihandelsabkommen bieten enorme Chancen für internationale Beziehungen, aber auch für Unternehmen, die mit diesen oftmals raschen Veränderungen Schritt halten müssen. Die Präferenzkalkulation von ZWF unterstützt insbesondere die Zulieferindustrie bei der Ausstellung und Abgabe von dringend notwendigen Langzeitlieferantenerklärungen an den Fahrzeughersteller (OEM). All das natürlich zoll- und prüfungskonform und auf Wunsch auch in Form einer digitalen Zollakte, sofern ein entsprechendes Dokumentenmanagementsystem vorhanden ist.

„Wir schaffen smarte und lückenlose Präferenzprozesse, die über den ERP-Connector tagesaktuelle Daten direkt aus dem ERP-System beziehen“, erklärt ZWF-Vertriebsleiter Antonio Tassone. Sämtliche Kalkulationsroutinen sind auf diese Weise abbildbar – bis hin zur buchhalterischen Trennung von Vormaterialien zur Berechnung der präferenziellen Ursprungswerte. Die Ergebnisse der Kalkulation werden im Anschluss an das ERP-System übergeben. Im Rahmen der ermächtigten Ausfuhr kann die Ursprungserklärung dann auf einer erzeugten Verkaufsrechnung richtig ausgewiesen werden. „So schaffen wir für oxaion-Anwender eine durchgängige und ganzheitliche Lieferantenerklärungsverwaltung, eingehend wie ausgehend“, so Antonio Tassone weiter. Dazu gehört auch die vollständige Dokumentation aller Präferenzaktivitäten sowie die Unterstützung bei der manuellen Beantragung von Langzeit-Lieferantenerklärungen (LLEs) bis hin zur Automatisierung der Beantragung in der Cloud (Lieferantenerklärungsportal).

Automatische Sanktionslistenprüfung

Diktatoren, kriegerische Auseinandersetzungen sowie die weltweite terroristische Bedrohung nehmen keinerlei Rücksicht auf Handelspartner und langjährige Geschäftsbeziehungen. Unternehmen, vor allem jedoch Bewilligungsinhaber einer zugelassenen Ausfuhr oder einer anderen zollamtlichen Bewilligung, haben die Auflage, aktiv an der Terrorbekämpfung teilzunehmen. Sämtliche Handelspartner sowie deren Mitarbeiterschaft müssen infolge dessen einer Sanktionslistenprüfung unterzogen werden. „Dies manuell zu bewältigen, wäre eine immense Aufgabe und ist in Zeiten der Digitalisierung und des weltweiten Wettbewerbs kaum tragbar“, betont Antonio Tassone.

Mit der Sanktionslistenprüfung von ZWF können Geschäftskontakte und Lieferungen aus dem ERP-System gegen die Sanktionslisten abgeglichen werden – und das bei minimalem Zeitaufwand. Die Prüfung erfolgt mithilfe tagesaktueller Sanktionslisten, die automatisch aktualisiert werden. Stammdatenabgleiche zur Prüfung bestehender Geschäftskontakte lassen sich dabei entweder zeitgesteuert oder auch einfach manuell anstoßen.

oxaion-Kunden mit komplexen Außenhandelsanforderungen können bei ZWF auf über 25 Jahre Erfahrung in den Bereichen Software und Zoll vertrauen. Im Projekt stellt ZWF ein kompetentes Team bereit, das Unternehmen von der ersten Prozessaufnahme bis hin zur kompletten Systemoptimierung begleitet. Antonio Tassone dazu abschließend: „Wir drücken den Verantwortlichen keine Schnittstellenbeschreibung in die Hände, sondern übernehmen eigenständig sämtliche Daten, die zur Prozessdurchführung notwendig sind. Unsere Lösung agiert direkt und durchgängig mit der ERP-Software von oxaion und ist jederzeit prüfungskonform nach den aktuellen Vorgaben der jeweiligen Zollbehörde.“

Und wer noch ein i-Tüpfelchen oben draufsetzen möchte, dem kann ZWF eine digitale Zollakte bereitstellen: sämtliche zollrelevanten Dokumente sind dort revisionssicher archiviert und jederzeit auf Knopfdruck verfügbar. Auch einer digitalen Zollprüfung steht damit nichts mehr im Wege.