Im Zuge der Digitalisierung der Arbeitswelt wird Wissen zu einem der wichtigsten Produktivitätsfaktoren für Unternehmen überhaupt. Dem Bereich Wissensmanagement fällt damit eine vordere Rolle zu – wer im Wettbewerb die Nase vorn haben will, muss erworbenes Wissen digitalisieren, sichern und schnell für die richtigen Empfänger verfügbar machen. Das haben neben den großen Konzernen längst auch mittelständische Unternehmen erkannt. Doch welche digitalen Bordmittel eignen sich für den effizienten Umgang mit Wissen? Wie lassen sich die täglichen Suchen nach Fach- und Prozesswissen einfacher und effektiver gestalten? Und wie kann das Silowissen einzelner Abteilungen transparent gemacht werden, sodass auch Andere davon profitieren?

Der Schlüssel für all dies findet sich wie so häufig in der eingesetzten Unternehmenssoftware. Mittlerweile nutzen rund 63 Prozent der Unternehmen zwischen 50 und 249 Mitarbeitern eine ERP-Plattform. Bei Unternehmen mit 250 und mehr Mitarbeitern sind es sogar 81 Prozent (Stand 2021, statistica.com). Die Software dient zur Steuerung betriebswirtschaftlicher Prozesse und zur Verwaltung von Geschäftsdaten, häufig auch in Verbindung mit einem digitalen Archiv. Unternehmen schöpfen hier also aus einem zentralen Wissensspeicher, der auch Dreh- und Angelpunkt für alle weiteren Digitalisierungsmaßnahmen ist.

„Die ERP-Plattform ist das Rückgrat des Unternehmens und als zentrale Datendrehscheibe geradezu prädestiniert für ein effizientes Wissensmanagement“, betont Harald Kicker, Produktmanager beim ERP-Anbieter Ramsauer & Stürmer/ Aptean DACH. Allerdings führe das digitale Zeitalter zu immer größer werdenden, unstrukturierten Datenmengen. Diese lägen zudem an unterschiedlichen Speicherorten, sodass sich Mitarbeiter oft schwertun, diese im Tagesgeschäft effizient zu nutzen. „Entweder werden wichtige Informationen schlichtweg nicht gefunden, oder die Suche danach nimmt zu viel Zeit in Anspruch“, so Harald Kicker weiter.

Keine Hilfe leistet diesbezüglich die Volltextsuche, die bei vielen ERP-Lösungen Standard ist. Hier werden in der Regel nur unstrukturierte, oftmals seitenlange Ergebnisfluten anzeigt. Dokumente und Datenbanken werden zudem als isolierte Suchtöpfe behandelt. Suchen muss der ERP-User also in den jeweiligen Modulen anstoßen – etwa nach Kunde, Artikel-, Rechnungsnummer oder auch Dokumentenname. Bei heute leicht in die Millionen gehenden Datenverknüpfungen wird es dann schwer, zügig an qualifizierte Ergebnisse zu kommen. Besonders für Mitarbeiter, die aus anderen Abteilungen kommen und mal eben so auf eine Rechnung oder ein Dokument zu einem Kundenprojekt zugreifen wollen.

„Es fehlt ein Kurator, der einem die Informationen übersichtlich zusammenstellt, die für den Moment Bedeutung besitzen“, präzisiert Harald Kicker. „Enterprise Search tut genau das, indem es die bis dato bestehende Komplexität von Suchverläufen auf ERP-Plattformen deutlich reduziert. Der gesamte Prozess wird dadurch schneller, intuitiver und für alle Augen transparenter.“

Intelligentes Wissensmanagement für die ERP-Plattform

Die ERP-integrierte Datenmanagement-Lösung funktioniert dabei ähnlich komfortabel, wie man das vielleicht von Suchmaschinen wie Google kennt. Für eine möglichst hohe Treffergenauigkeit werden zunächst die gewünschten Datentöpfe und Dokumente indexiert. Mitarbeiter erhalten dann auf Tastendruck genau die Informa­tionen, die sie für ihren speziellen Geschäftsfall benötigen. Sie müssen dabei nicht wissen, in welchen Modulen die jeweiligen Daten hinterlegt sind. Die Enterprise-Search-Software läuft über alle zur Suche vordefinierten Bereiche der ERP-Plattform. Das können neben Aufträgen, Bestellungen, Rechnungsbelegen und DMS-Dokumenten auch weiterführende Applikationen sein wie etwa E-Mail- oder Office-Dateien, gescannte Dokumente oder auch Wikis.

Anders als bei herkömmlichen Suchen werden die so ermittelten Ergebnisse innerhalb von Sekundenbruchteilen in Beziehung zu Kontext und Verursacher gesetzt. Das ermöglicht strukturierte und sofort verwertbare Daten. Vorab festlegbare Zugriffsrechte sorgen zudem dafür, dass Anwender nur die Ergebnisse angezeigt bekommen, für die sie auch tatsächlich eine Berechtigung besitzen.

Die automatisierte Datenbereitstellung erfolgt an zentraler Stelle. So ist der Einstieg in den intuitiven Suchmodus bspw. direkt über die Oberflächenarchitektur der Aptean-ERP-Plattform rs2 möglich.

Bei Abruf der Suchergebnisse öffnet sich dann die jeweilige Applikation. Mitarbeiter sind also sofort im Bilde und sparen wertvolle Zeit.

Enterprise Search für das B2B-Portal

Die ERP-integrierte „Enterprise Search“-Tech­nologie lässt sich darüber hinaus für B2B-Portale und Webshops nutzen.

Auch hier ersetzt sie das zeitaufwendige, datenbankbasierte Suchen. Volltextsuchen lassen sich kundenin­dividuell für alle beliebigen Inhalte einrichten. Neu ermöglicht wird dabei die Voransicht der Such­ergebnisse in Echtzeit entweder als Artikelvorschau, Kategorie-Ergebnisse oder Vorschläge für weitere Suchanfragen.

Daten managen, heißt Wissen managen

„Mit unserem Enterprise-Search-Tool unterstützen wir die Unternehmen dabei, aktives Wissensmanagement zu betreiben“, erklärt Harald Kicker von Aptean. Es sei wie bei der alten Redewendung: Man muss nicht alles wissen, man muss nur wissen, wo alles steht. „Sind tätigkeitsrelevante Informationen leichter auffindbar und schneller verfügbar, erhöht dies nachweislich die Mitarbeiteridentifikation und schafft auf lange Sicht Expert*innen. Effektive Methoden zur Wissensspeicherung und -nutzung machen Unternehmen außerdem innovativer, sie führen zu kürzeren Einarbeitungszeiten, weniger Frust im Tagesgeschäft und neue Produkte können insgesamt schneller am Markt lanciert werden.“

Harald Kicker,

Produktmanager bei

Ramsauer & Stürmer/Aptean DACH

„Mit unserem Enterprise-Search-Tool unterstützen wir die Unternehmen dabei, aktives Wissensmanagement zu betreiben. Der Zeitaufwand bei den täglichen Suchen wird deutlich reduziert und die Arbeit mit der ERP-Plattform erscheint weniger komplex.“