Viele Beschäftigte arbeiten mittlerweile von unterwegs oder aus dem Homeoffice heraus. Standortübergreifendes Arbeiten kann jedoch schnell zum Problem werden, wenn die Rahmenbedingungen nicht geschaffen werden und bspw. Belege nicht digital vorliegen. Bei Aptean profitieren ERP-Anwender von einem integrierten Eingangsrechnungsworkflow (ERW). Eingehende Rechnungen werden digitalisiert und können so auch bequem von Zuhause aus abgezeichnet werden. Mit der Blumatix Intelligence GmbH aus Salzburg hat die Aptean-Gruppe um oxaion und Aptean Austria zudem einen zukunftsfähigen KI-Partner für die automatisierte Belegerfassung gefunden.

„Die Belegerfassung und -weiterverarbeitung sind zwei der wichtigsten Prozesse einer Buchhaltung und bieten nach wie vor sehr viel Raum für Optimierungen – der Einsatz von Künstlicher Intelligenz ist hierfür geradezu prädestiniert“, erklärt Holger Ritz, Director Product Management bei der Aptean DACH GmbH. „In Sachen Dokumentenerkennung haben wir jetzt mit den KI-Experten von Blumatix die idealen Partner an unserer Seite. Gerade für mittelständische Unternehmen wird es dadurch ohne größere Implementierungsaufwände möglich, Mitarbeiter massiv zu entlasten und ihre Buchhaltung auf ein neues, zukunftsfähiges Level zu heben.“

Neue Perspektiven im Rechnungswesen

KI sorgte in den letzten Jahren für eine stille Revolution im Bereich OCR-Erkennung. Bis ca. 2015 verlief die Entwicklung eher statisch, auf Basis klassischer Software-Algorithmen. KI brachte dann neue Möglichkeiten in den Markt, die als DeepOCR bekannt wurden und in der Regel auf Machine-Learning-Modellen basierten. Immer mehr junge Unternehmen entwickelten ihre Systeme daraufhin gleich auf der Basis von KI, sodass es schnell zu weiteren Innovationen gegenüber den traditionellen OCR-Anbietern kam. Heute nutzen die Großen in der Branche bereits NLP (Natural Language Processing), Deep Learning und Transformer Architekturen.

Christian Weiler, Product, Strategy and Key Account Manager bei Blumatix, betont: „Mit der BLU DELTA KI bieten wir Anwendern der ERP-Lösungen oxaion und RS2 eine neue Form der Rechnungs-, Beleg- und Dokumentenerfassung, die sich auf Grundlage von iOCR selbständig weiterentwickelt, also nicht manuell angefüttert oder gar neuprogrammiert werden muss.“

Intelligentes OCR vs. algorithmisches OCR

iOCR verbindet OCR mit der intelligenten Extraktion strukturierter Daten. Als Ergebnis wird der vom System erfasste „Buchstabensalat“ eines Dokuments in bestimmte semantische Informationen umgewandelt. Das heißt, das intelligente OCR ist in der Lage, Dokumente auf Wort- und Satzebene „zu verstehen“ und sie dementsprechend auch weiterzuverarbeiten. Im Vergleich dazu ist ein algorithmisches OCR ein relativ starres Softwarekonstrukt. Optimierungen lassen sich nur vornehmen, indem die Entwickler den Source Code ändern. Diese werden dann getestet und den Anwendern als neues Release angeboten. Das iOCR lernt stattdessen automatisch anhand der eingehenden Daten und kann auch speziell auf eigene Anwendungsfälle trainiert werden. „Die KI verhält sich dabei ähnlich wie der Mensch, der aus seinen Erfahrungen lernt und beispielsweise ein Datum schon allein an der Schreibweise oder der Art der Positionierung erkennt“, so das Beispiel von KI-Fachmann Christian Weiler. 

Shared Intelligence: Gemeinsam besser werden

Diese menschliche Fähigkeit zur Abstraktion, also das Lernen aus Beispielen, ist auch in der BLU DELTA KI vorhanden. Anhand von Beispieldaten haben die Blumatix-Experten die KI bereits auf ein hohes Niveau gebracht. Dokumenttypen, die häufig vorkommen, erkennt die KI ohne weiteren Trainingsaufwand.

Auch die Kunden selbst tragen dazu bei, dass die KI auf lange Sicht besser wird. Nach dem Prinzip der Shared Intelligence wird die KI permanent mithilfe der Beispieldaten der angebunden Unternehmen trainiert. Die Fortschritte kommen dann wiederum allen Anwendern gleichermaßen zugute – unabhängig davon, ob diese selbst Belege in den Improve-Prozess einsteuern oder nicht. So liefert eine vortrainierte KI OCR schon aus dem Stand heraus bessere Ergebnisse als ein gut gepflegtes, vorlagenbasiertes System – nur, dass die KI im täglichen Einsatz dann noch besser wird. „Durch unsere KI erreichen Anwender schon heute eine bis zu 30 Prozent höhere Automatisierungsrate im Rechnungswesen – und das ohne großen Implementierungsaufwand und mithilfe eines Systems, das lernt und nicht nur eine vereinfachte Vorlagen- oder Template-Verwaltung darstellt“, bringt es Christian Weiler auf den Punkt.

KI für ein zukunftsfähiges oxaion Rechnungswesen

Das Lernen neuer Muster durch die BLU DELTA KI wird künftig nahtlos in den ERW-Workflow von oxaion übernommen. Templates oder Vorlagen pro Lieferant sind dann nicht mehr notwendig. Das vorhandene OCR wird durch einen minimalinvasiven Eingriff einfach ausgetauscht. Dank simpler REST-APIs kann dies auch von der eigenen IT oder dem Service-Partner übernommen werden. Als Cloud-Lösung ist keine lokale Installation erforderlich und Updates lassen sich schnell einspielen. Der laufende Betrieb wird permanent betreut und es entstehen keine Schwierigkeiten durch Dongle-Lizensierungen oder Kontingentenverträge. Für die Aptean ERP-Lösung „RS2“ von Aptean Austria übernimmt Partner Blumatix sogar die komplette ERW-Funktionalität.

„Aptean-Anwender profitieren ab sofort von den trainierten Machine-Learning-Modellen der BLU DELTA Intelligenz, die von Anfang an valide und strukturierte Daten liefert“ so das Fazit von Holger Ritz. „Diese können entweder direkt übernommen oder mit den eigenen Daten abgeglichen werden, um so eine noch höhere Automatisierung zu ermöglichen.“ Und Christian Weiler fügt hinzu: „Der Bereich Rechnungswesen wird in den nächsten Jahren immens von KI profitieren. Wir freuen uns, diese Vorteile gemeinsam mit oxaion, Aptean Austria sowie allen Aptean-Anwendern zu erreichen.“