Neben ERP- und MES-Systemen greifen mittelständische Unternehmen immer häufiger auf spezialisierte Instandhaltungssoftware-Lösungen zurück, denn diese sichern den reibungslosen Betrieb aller relevanten Maschinen- und Anlagen im Unternehmen. Sie hilft diese in gutem Zustand zu halten, Ausfallzeiten zu minimieren und unterstützt die Instandhaltungsabteilung bei der Planung und Durchführung von Wartungs- und Reparaturarbeiten.
In den allermeisten Fällen wird die Instandhaltung in Form der sog. „Preventive Maintenance“ gelebt, bei der Wartungsarbeiten für Instandhaltungsobjekte basierend auf vordefinierten Zeitintervallen durchgeführt werden. Dies ist bereits ein immenser Zuwachs an Planung und Kontrolle im Gegensatz zur herkömmlichen Form der Instandhaltung, bei der reaktiv auf Störungen reagiert wird, da die Wartung durch die Intervallplanung initiiert wird, bevor es zu einer Störung kommt. Nachteilig bei der präventiven Instandhaltung ist, dass es zu Wartungsarbeiten kommt, die laut definiertem Zeitintervall anstehen – jedoch aus technischem Ermessen hätten später ausgeführt werden können.