Strategische Allianzen, Joint-Ventures, virtuelle Fabriken, regionale Netzwerke – in Zeiten von Globalisierung und erhöhtem Wettbewerb wird unternehmensübergreifende Kooperationsfähigkeit immer mehr zum Schlüsselfaktor für erfolgreiches Wirtschaften. Das bestätigt auch eine aktuelle Studie der Fraunhofer Gesellschaft, laut derer sich ein Großteil des deutschen Mittelstands bereits in Kooperationsnetzen befindet oder sich grundsätzlich dafür offen zeigt. Auch intern hat das Arbeiten im Team längst an Bedeutung gewonnen. Unternehmen gründen Projektteams und verteilen Aufgaben bereichsübergreifend an mehrere Mitarbeiter. Selbst in der Zusammenarbeit mit anderen Niederlassungen, Partnern oder Agenturen wird dieses Prinzip deutlich. Kurz: Kollaboratives Arbeiten ist aus der heutigen Unternehmenswelt nicht mehr wegzudenken. Doch wie lässt sich die Kommunikation im Team so koordinieren, dass daraus ein echter Wettbewerbsvorteil entsteht?

Die Generation Y erobert die Geschäftswelt. Zumindest gehört seit 2015 jeder zweite Anwender zu den Post-1980-Geborenen, also dem Teil der Bevölkerung, der mehrheitlich mit den Segnungen von PCs, Tablets und Smartphones aufgewachsen ist. Dazu bringt das Internet ständig neue Informations- und Kommunikationsmittel hervor, die das Nutzerverhalten nachhaltig verändern – man denke nur an soziale Netzwerke wie Facebook oder Messenger Dienste wie WhatsApp. Hersteller von Unternehmenssoftware berücksichtigen dies nun vermehrt, indem sie die Systemoberfläche optisch und funktional nach diesem neuen Nutzerverhalten ausrichten. Auch der kooperative Gedanke findet zunehmend Eingang in die System-Architektur, ebenso wie die Möglichkeit, das Frontend individuell nach den eigenen Tätigkeitsfeldern zu personalisieren.

Social-ERP ermöglicht kollaboratives Arbeiten

Wird all dies vereint, spricht man von Social-ERP und davon, die Unternehmenssoftware als aufgabenorientierte Plattform für kollaborative Zusammenarbeit zu nutzen. Denn anders als im Privaten ist es für Unternehmen ungleich schwerer, diese neue Vielfalt der Kommunikationswege gewinnbringend einzusetzen bzw. daraus effiziente Prozesse abzuleiten. Marcel Schober, Geschäftsführer beim Ettlinger ERP-Spezialisten oxaion gmbh, betont diesbezüglich: „Gerade bei kleinen und mittelständischen Unternehmen bestehen noch häufig Navigationsprobleme. Da ist es oftmals kaum nachvollziehbar, wer mit wem und in welchen Bahnen kommuniziert wird. Das wird schon bei scheinbar simplen Workflows wie dem Umlauf einer Rechnung deutlich. Zum Teil liegt es auch daran, dass die betreffenden Informationen nicht in relationalen Datenbanken hinterlegt sind.“

Der Bedarf an kooperativen Systemen, die als unterstützendes Werkzeug im Tagesgeschäft zum Einsatz kommen, nehme deshalb rasant zu. Nach Marcel Schober sei es optimal, eine solche Lösung in das ERP zu verlagern. „Ein ERP-System ist die Mutter aller Unternehmensdaten und deshalb grundsätzlich in der Lage, all diese Informationen gewinnbringend zu strukturieren und dem Anwender die richtigen Werkzeuge für kooperatives Arbeiten an die Hand zu geben.“

oxaion Crossfeed

So hat auch oxaion mit Crossfeed eine Kollaborationsplattform entwickelt, die als zentraler Navigationsstartpunkt für alle Unternehmensanwendungen fungiert und Anwender aufgabenorientiert zusammenbringt. Optisch hat man sich am modernen Nutzerverhalten orientiert. „Das Frontend ist das entscheidende Werkzeug im digitalen Workflow“, erklärt oxaion-Geschäftsführer Marcel Schober. „Prozesse erscheinen weniger komplex, wenn sie von einer intuitiven Bedienlogik getragen werden – ähnlich wie bei Smartphone-Apps liegt die Kunst in der Reduktion auf das Wesentliche.“ Crossfeed sei außerdem auf die eigenen Tätigkeitsfelder und Projekte personalisierbar und enthalte intelligente Verknüpfungen, damit Anwender ihre individuellen Arbeitsziele mit wenigen Klicks erreichen können. „Wir haben sehr viel Wert auf Dynamik und Flexibilität gelegt und sind überzeugt, dass wir dadurch eine schlüssigere und persönlichere Nutzung des ERP-Systems ermöglichen.“

Multisitefähige, rollenbasierte Plattform

So ist es mit Crossfeed auch möglich, mehrere Mandanten wie bspw. Lagerverwaltung für verschiedene Niederlassungen zentral auf einer Oberfläche zusammenzuführen. Zuvor musste man dafür noch mehrere Sitzungen parallel laufen lassen. „Ausgangsfrage war, wie bekommen wir die vielen Systeme, die bei Unternehmen im Einsatz sind, unter einen Hut“, so Marcel Schober zur Entwicklungsarbeit. Der zweite wichtige Ansatz war, die vielen verschiedenen Kommunikationsmöglichkeiten effizient auf einer Oberfläche zu vereinen. „E-Mail, Telefon, Chatsysteme oder Alternativlösungen wie Skype liefen immer parallel zur eigentlichen Unternehmenslösung – mit Crossfeed machen wir diese Lösungen nun systemimmanent und binden sie so stärker an die eigentlichen Prozesse.“ Das dritte Entwicklungselement war schließlich, für den Anwender bessere Möglichkeiten der Navigation und Personalisierung zu schaffen. Dies geschieht nun größtenteils über aufgabenspezifische, rollenbasierte Dashboards. Auch können Anwender URLs für externe Systeme und ausführbare Dateien hinterlegen oder sich Programme, die sie täglich brauchen in Favoritengadgets zusammenstellen. Mit oxaion analytics lassen sich zudem wichtige Kennzahlen und Reports in übersichtlichen Schaubildern darstellen.

Integrierte Pinnwand und Social-Media-Elemente

Die Strategie, Mitarbeiter unterschiedlicher Bereiche kollaborativ zusammenzuführen, zeigt sich auch in der integrierten Pinnwand. Diese besitzt ähnliche Funktionaltäten wie bspw. WhatsApp oder andere Messengerdienste. Anwender können Push Nachrichten versenden und sich Kommunikationspartner als Favoriten hinterlegen oder Benutzergruppen für gemeinsame Projekte definieren. Mittels oxaion BPM (Business Process Management) lassen sich auch individuelle Workflowpositionen für die Gruppen festlegen.

Die Zusammenarbeit von bspw. Projektteams wird durch Social-Media-Elemente wie Einzel- und Gruppenchats unterstützt, welche die abteilungsübergreifende Kommunikation erleichtern und ins ERP verlagern. Der Vorteil: Jegliche Kommunikation über Chat, E-Mails o.ä. wird direkt im jeweiligen Projekt angelegt und kann später auch archiviert werden.

Beispiel Verkaufsauftrag

Wie effizient oxaion Crossfeed aufgabenorientiertes Arbeiten unterstützt, wird auch am simplen Beispiel eines Verkaufsauftrags deutlich. Typischer Fall: Ein Kunde ruft an und möchte eine bestimmte Ware zugesendet bekommen. Der Bestellauftrag landet wie immer im ERP-System, jedoch hält die Lieferadresse der Compliance Prüfung nicht stand. Der Beleg bleibt vorerst gesperrt. Zeitgleich erscheint aber auf der Systemoberfläche des zuständigen Sachbearbeiters die Aufgabe „Freigabe für einen Compliance Beleg“. Crossfeed weist den Mitarbeiter also genau an, welche Schritte als nächstes unternommen werden müssen, damit es am Ende zu einer erfolgreichen Bestellung kommt. Der weitere Prozess kann dann entweder direkt aus dem Aufgabenfeld heraus gestartet werden, oder über einen automatischen BPM-Workflow, der das Programm „Compliance Aufträge freigeben“ auslöst. Der zuständige Mitarbeiter hat dann die Möglichkeit, den Beleg freizugeben und einen Grund für die Sperrung anzugeben – bspw. fehlerhafter Eintrag in der Blacklist. Daraufhin wird der Bestellauftrag automatisch entsperrt und die Bestellung kann ausgelöst werden.

Crossfeed auch für unterwegs

Derzeit entwickelt oxaion eine Crossfeed-App, d.h. Benachrichtigungen und Pinnwandeinträge können bald auch mobil über Smartphone und Tablet abgerufen werden. Ebenso landen Einträge von unterwegs direkt in oxaion-ERP. Mitarbeiter sind auf diese Weise zu jederzeit direkt mit dem Firmennetzwerk verbunden, sodass z. B. auch Urlaubsanträge bequem von zuhause aus angestoßen werden können. Mit der Crossfeed-App wird zudem das Arbeiten 4.0 bspw. im Home-Office unterstützt.

Das letzte oxaion Webinar zum Thema „Crossfeed“ finden Sie hier.