Weiterbildungen und Schulungen spülen wertvolles Wissen in die Unternehmen. In Zeiten von Globalisierung und Fachkräftemangel werden sie somit zum wichtigen Wettbewerbsfaktor. Parallel nehmen Regularien stark zu: Nach „digitaler DIN 9001“ etwa muss Mitarbeiterwissen künftig auch digital nachgewiesen und dokumentiert werden. Die Ressource Wissen rückt damit immer stärker in den Fokus der Qualitätssicherung und ist längst auch ein Thema, bei dem Auditoren genauer hinschauen. Immer mehr Unternehmen vertrauen deshalb auf ein softwaregestütztes Schulungsmanagement, mit dem Mitarbeiterqualifikationen, Schulungsdokumente und Zertifikate flexibel und transparent verwaltet werden können. Aptean DACH bietet hierfür eine schlanke Applikation, die tief in die ERP-/MES-Lösung integriert ist.

Gerade KMU sind heute mehr denn je auf kompetente Mitarbeiter und deren Fachwissen angewiesen. Das äußert sich vor allem in spezialisierten und stark regulierten Branchen wie etwa der Medizintechnik, aber auch im Anlagen- und Maschinenbau oder der Automotive-Branche, wo Kompetenzen in neue Technologien und Verfahren immer stärker gefragt werden.

Kritisch wird es bei Tätigkeiten, die einerseits herstellungsrelevantes Wissen erfordern, andererseits aber stark vom Fachkräftemangel betroffen sind – wie etwa in der Instandhaltung oder im Service. Hier sind die Qualifikationen der eingesetzten Mitarbeiter nach wie vor qualitätsentscheidend, zumal diese ihr Wissen auch an Kollegen und neue Mitarbeiter weitergeben können. Letzteres wird auch in der Montage relevant: Know-how muss von „Wissenden“ schnell und didaktisch versiert an „Unwissende“ weitergegeben werden können.

Unternehmen sollten sich deshalb verstärkt um die Weiterentwicklung ihrer Mitarbeiter kümmern. Dies gilt nicht nur als Zeichen der Wertschätzung, sondern ist auch ein probates Mittel der steigenden Fluktuation zu begegnen. Mitarbeiter fühlen sich gebraucht, es wird in sie investiert, dadurch bauen sie eine stärkere Bindung zu ihrem Unternehmen auf. Aber auch das Unternehmen selbst wächst am Wissen seiner Mitarbeiter, was langfristig zu mehr Marktstabilität führt.

Schulungsbedarfe und Qualifikationen systemseitig erfassen

„Gerade im regulierten Umfeld und bei spezialisierten Berufsfeldern sollte auf ein systematisches Schulungsmanagement gesetzt werden“, rät Nicky Strunze, Senior Manager Product Management bei der Aptean DACH GmbH.

Darf dieser Mitarbeiter überhaupt einen Gabelstapler fahren? Hat jener bereits eine Unterweisung in Arbeitssicherheit erhalten? Welche Mitarbeiter sind dazu befähigt, Wartungsaufgaben oder Wareneingangsprüfungen durchzuführen? Wer darf Prüfmittel kalibrieren oder Erstmusterprüfberichte erstellen? All dies sollte im Tagesgeschäft schnell und richtig beantwortet werden. Zumal Versäumnisse, wie etwa bei der Unterweisung im Umgang mit Gefahrenstoffen, zu massiven Haftungsansprüchen gegen das Unternehmen führen können.

„Der Werksleiter muss möglichst stressfrei auf einen Blick erfassen können, welche Mitarbeiter für die entsprechenden Tätigkeiten geeignet sind. Ist dieses Know-how softwareseitig eingebunden, kann es auch gleich automatisiert für Planungsprozesse mitverwendet werden. So erhält am Ende nur derjenige den Fertigungsauftrag, der auch tatsächlich über die entsprechenden Skills verfügt“, so Nicky Strunze weiter. „Gleichzeitig muss er Schulungsbedarfe erkennen, Weiterbildungen für seine Mitarbeiter einplanen und auch über die Ablaufdaten der Qualifikationen im Bilde sein. Dies manuell zu bewältigen, kostet nicht nur wertvolle Zeit, sondern führt langfristig auch zu Fehlern, die schwere Folgen für das Unternehmen haben können.“

Druck kommt auch vom Gesetzgeber

Daneben sind Unternehmen auch ganz einfach in der Pflicht, regelmäßig gesetzlich vorgeschriebene Schulungen und Sicherheitsunterweisungen durchzuführen und diese auch vorzuhalten. Gerade in spezialisierten Branchen gibt es mittlerweile einen ganze Bandbreite an Forderungen, die sich maßgeblich aus den DIN EN ISO 9001+14001+45001+50001, der VDA 6.3 sowie der IATF 16 949 ergeben.

Und auch die FDA enthält mittlerweile gesetzliche Passagen in Bezug auf Ausbildungsstand, Überprüfung der Wirksamkeit und Effektivität von Schulungsmaßnahmen sowie zur Dokumentation durchgeführter Schulungen. Und nicht zuletzt sind es die Kunden selbst, deren Compliance-Anforderungen immer spezieller werden. Aufträge können durchaus fremd vergeben werden, wenn ein Lieferant über kein softwaregestütztes Schulungsmanagement verfügt oder die entsprechenden Qualifikationen nicht auf Abruf digital vorweisen kann.

Tief integriert in ERP und MES

„Die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen betrifft alle Bereiche eines Unternehmens, somit wird die Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter sowie die dazugehörige Dokumentation zu einem elementaren Bestandteil der modernen Qualitätssicherung“, bringt es Nicky Strunze auf den Punkt.

„Mit dem Nucleus Schulungsmanagement bieten wir unseren Anwendern eine tiefe Integration in die Aptean-Plattform für oxaion ERP und SYNCOS MES. So schaffen wir komfortable Voraussetzungen für eine digitale Erfassung und zentrale Dokumentation sämtlicher Schulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen.“

Inhalte und Art der Schulung, Teilnehmer und Referenten sowie Termine und Kosten lassen sich zentral erfassen. Darüber hinaus fungiert das integrierte Schulungsmanagement als Archivablage für schulungsrelevanten Dokumente und Zertifikate. Erfolgreiche Teilnahmen werden dabei von den Referenten direkt im System bestätigt. Die Historie eines jeden Mitarbeiters lässt sich so lückenlos und nach aktuellen DIN-Anforderungen erfassen.

Für die Mitarbeiter selbst gibt es im System die Möglichkeit, die gemachten Schulungen zu bewerten. Das integrierte Schulungsmanagement verfügt über eine umfassende Wirksamkeitsprüfung mit Bewertungssystem. Auch lassen sich die Qualifikationen mit Kompetenzlevel direkt im Benutzerstamm einsehen.

„Wir haben das Tool so flexibel und transparent wie möglich gestaltet“, bilanziert Nicky Strunze. „Die tiefe Integration reicht von der Qualifikationsplanung und -verwaltung im ERP bis hin zur Integration in die Qualifikationsmatrix und Personaleinsatzplanung des MES.“

Nicky Strunze,

Senior Manager,

Product Management

„Gerade im regulierten Umfeld und bei spezialisierten Berufsfeldern sollte auf ein systematisches Schulungsmanagement gesetzt werden.“