Jedes Jahr beschäftigen sich fertigende Unternehmen mit der Frage, welche Anlagen und Maschinen als nächstes gewartet werden müssen (und welche nicht). Auf zweiter Ebene wird die interne Instandhaltung längst als ein wesentlicher Faktor wahrgenommen, der Kosten einspart und die Produktion am Laufen hält. Gut dran sind meist diejenigen, die diese komplexen Prozesse durchgängig und integrativ über eine einzige Software abbilden können.

Der Begriff „Wartung“ ist Bestandteil der vorbeugenden Instandhaltung und umfasst Arbeiten wie reinigen, abschmieren, justieren, Verschleißteile austauschen, Betriebsstoffe nachfüllen, Katalysatoren erneuern etc. Zusätzlich spricht man in der Industrie von geplanten Wartungen (bspw. quartalsmäßig, bei gesetzlichen Auflagen etc.) und ungeplanten Wartungen.

Ziel ist immer die Reduzierung von Ausfallzeiten, denn Ausfallzeiten kosten Geld und beeinträchtigen die Produktion. Anstatt Daten verschieden gearteter Systeme zu überprüfen oder gar Bücher und Dokumente zu wälzen, ist es immer von Vorteil, auf eine zentrale, softwaregestützte Organisation zurückgreifen zu können.

Wartungen als Projekte verstehen und verwalten

So verfügen moderne Unternehmenslösungen über ein integriertes Projektmanagement, das auch flexibel für die Planung und Durchführung interner Wartungsaufgaben an Maschinen und Anlagen genutzt werden kann. Dazu werden die  Instandhaltungsprozesse im System als Projekt organisiert und mitlaufend kalkuliert. Die Effektivität und Häufigkeit ungeplanter Wartungen werden außerdem in einem parallel laufenden Kosten- und Budget-Controlling analysiert. Ausnahmesituationen können so leichter erkannt werden. Sämtliche zu einem Instandhaltungsprojekt zugehörigen Dokumente und Korrespondenzen lassen sich darüber hinaus integrativ mitverwalten. Unternehmen erhalten auf diese Weise die volle Transparenz über Instandhaltungskosten, benötigte Ressourcen, Zeit- und Personaleinsatzpläne.

Projektübergreifende Planung dank Multi-Projektmanagement

Ein sogenanntes Multi-Projektmanagement ermöglicht eine projektübergreifende Planung mehrerer Wartungsprojekte auf einen Blick. Neben offenen Materialpositionen können z.B. Dienstleistungs- und Workflowpositionen berücksichtigt werden. Die Darstellung erfolgt hierbei sinnvollerweise in einer Kalenderansicht und erlaubt so einen raschen Überblick auf die aktuelle Situation.

Mit Mobility-Lösungen bis an die Maschine

Für reibungslose Prozesse sollte die Systemoberfläche möglichst intuitiv gestaltet sein und die verschiedenen, am Wartungsprojekt beteiligten Mitarbeiter kollaborativ zusammenführen. Hierfür bieten sich bewährte Social-Media-Elemente an, die die abteilungsübergreifende Kommunikation bei Wartungsprojekten erleichtern und ins ERP verlagern.

Monteure und Techniker profitieren außerdem von einem mobilen Zugriffskonzept: Terminbezogene Einträge aus den Workflowpositionen und der Personaleinsatzplanung sind heute – quasi bis direkt an die Maschine – auf fast allen Endgeräten mobil abrufbar und bedienbar.

Instandhaltungsprojekt im ERP-System sauber abbilden

Es bleibt die Frage, wie sich Instandhaltungen, also die Inspektion, Wartung und Instandsetzung von Anlagen und Maschinen, in softwaregestützten Projektsystemen erfolgreich anlegen lassen: Im besten Fall wird dazu ein neues Projekt, in einer bestimmten Projektart ‚Wartungsprojekt‘ aufgezogen, welches die zu wartenden Maschinen oder Anlagen in der gewünschten Struktur beinhaltet. Zu den Strukturebenen können dann die erforderlichen Wartungstypen und auch die Wartungszyklen hinterlegt werden. Mit diesem Wartungsprojekt gelingt nun eine Übersicht über alle Positionen und den jeweiligen Wartungsstatus. Daten aus Fremdsystemen, Dokumente und Excel-Tabellen können dem Wartungsprojekt zugeordnet werden. Für die einzelnen Wartungspositionen lassen sich dann alle Termine sowie die tatsächliche Kosten  verfolgen.

Weitere Vorteile: Im Wartungsprojekt werden alle Termine erfasst und überwacht. Die Projektbeteiligten haben einen genauen, systemseitig gebuchten Überblick über sämtliche Wartungskosten und den Materialverbrauch. Darüber hinaus wird das Projekt chronologisch fortgeschrieben, sodass jederzeit festgestellt werden kann, welche Wartungskosten bei den Anlagen angefallen sind.

Daten integrativ zusammenfügen

Damit möglichst alle im Unternehmen existierenden Daten übersichtlich erfasst werden können, sollte das Projektmanagement Ablagestrukturen mit Ordnern für Dokumente und Unterlagen umfassen. Denn ein Wartungsprojekt ist zunächst einmal ein Planungsmodell, aus dem sowohl zyklische Wartungen als auch ad hoc ein Reparaturauftrag ausgelöst werden können.

So gibt es planungsmäßige  Quartals-, Halbjahres- oder Jahreswartungen, die entweder vom Hersteller vorgegeben sind oder bei denen es bestimmte gesetzliche Auflagen zu erfüllen gilt. Hierfür sollte das System Wartungszyklen anlegen können, die auf Informationen wie TÜV-Prüfungen, Schornsteinfegervisiten, Brandschutz- und Gebäudeschutzvorschriften beruhen. Auch Zählerstände von Anlagen müssen erfasst werden können, um rechtzeitig eine Wartung auszulösen.

Da eine integrierte Softwarelösung grundsätzlich alle Arten von Anlagen und Einrichtungen abbilden sollte, kann darüber auch das Facility Management bewerkstelligt werden. Denn: Ob in einem Wartungsprojekt eine Maschine, Lifte oder die Heizungsanlage hinterlegt ist, spielt für die Software letztlich keine Rolle.

Mehr Übersicht durch Wartungsprognosen mit Stücklisten

In modernen Projektsystemen lassen sich Wartungsaufgaben priorisieren und für anstehende, noch freizugebende Aufgaben können Prognosen erstellt werden. Diese zeigen, welche Wartungen in den nächsten Monaten fällig werden und klären gleichzeitig, ob genügend Material für die durchzuführenden Arbeiten vorhanden ist. Eventuell liegen die entsprechenden Ersatz- oder Verschleißteile des Lieferanten bereits an Lager. Für die Prognose  wird die Wartungsstückliste wie bei einem Fertigungsauftrag aufgelöst und geprüft, ob die benötigten Materialien zu dem Termin in ausreichender Menge auf Lager liegen. Bei fehlendem Material kann der Disponent sofort eine entsprechende Bestellung auslösen, so dass zu dem geplanten Wartungstermin dann auch erforderliche Ersatz- oder Verschleißteile zur Verfügung stehen.

Die  Nachweispflicht ist gewährleistet

Im Laufe der Zeit entsteht auf diese Weise eine dezidierte Wartungshistorie, die sämtliche Nachweispflichten erfüllt. Kunden, Lieferanten, aber auch behördliche Institutionen wie bspw. Umweltämter oder Stadtentwässerungsbetriebe sehen anhand der so erfassten Daten genau, wann und ob Anlagen und Gebäude kontinuierlich geprüft worden sind.