Von Kosten und Nutzen

ERP-Trends: Integrierte Kostenrechnung

Die Anforderungen an den Mittelstand steigen rasant: In Zeiten der Digitalisierung und des zunehmenden internationalen Wettbewerbs müssen Unternehmen schnell handeln, sie benötigen verlässliche Informationen, um Entscheidungen zu treffen und den Anforderungen ihrer Kunden und Kapitalgeber Rechnung zu tragen. Der Kern einer modernen ERP-Lösung bleibt deshalb nach wie vor das Rechnungswesen: Ob Lager, Einkauf, Service oder Verkauf – hier fließen alle wichtigen Informationen zusammen. Wer auf die richtigen Systeme setzt, wie bspw. eine integrierte Kostenrechnung (KoRe), erhält auf komfortable Weise ein hohes Maß an Transparenz, das mitunter wettbewerbsentscheidend sein kann.

Bei der Einführung einer Standardlösung geht es am Anfang immer darum, welche Integrationsmodule man künftig einsetzen will. Gerade mittelständische Entscheider tun sich häufig noch immer schwer mit der Entscheidung, eine Kostenrechnung einzuführen. Viele sehen keinen Mehrwert darin und gehen davon aus, dass der Leistungsumfang einer Finanzbuchhaltung (Fibu) völlig ausreiche. Andere denken, die Zusatzintegration sei sehr zeitaufwändig, sowohl was die Einführung einer ERP Software als auch die laufende Datenpflege anbelangt.

Der Datenfluss im oxaion ERP

Datenfluss ins Rechnungswesen

Um gerade letzteres zu wiederlegen, lohnt es sich, den ankommenden Datenfluss in der Kostenrechnung genauer anzuschauen. Wichtige Daten aus der Materialwirtschaft wie bspw. Eingangsrechnungen Verkaufsaufträge, Projektrechnungen, etc. landen irgendwann als Eingangsbelegdatei im Rechnungswesen. Es handelt sich also immer um die gleiche Datenbasis, unabhängig davon, ob die Daten von der Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung oder Kostenrechnung weiterverarbeitet werden. An dieser Stelle ist also schon mal kein zusätzlicher Datenpflegeaufwand notwendig.

 

KoRe als wichtige und flexible Ergänzung zur Fibu

Schauen wir auf das Funktionsangebot beider Module: Klassische Berichte wie bspw. GuV-Rechnungen oder auch Bilanzen lassen sich natürlich in der Finanzbuchhaltung abbilden.
Auch erste kostenrechnerische Auswertungen mit einem Budgetansatz sind bereits über die Finanzbuchhaltung machbar.
Die Kostenrechnung bietet insgesamt aber ein noch flexibleres und detaillierteres Berichtswesen. Anwender finden in der KoRe zahlreiche Gliederungsmöglichkeiten mit beliebig vielen Budgetansätzen und haben zudem die Möglichkeit, kostenstellen- und kostenträgerbezogene Daten in einem Report abzubilden. Verschiedene Umlagearten bilden flexibel die Realität in Ihrem Unternehmen ab. Auch lassen sich flexibel Zeitreihen generieren, die bspw. die Aufwandsentwicklung über einen gewissen Zeitraum darstellen. Der Anwender kann dann die entsprechenden Informationen zu den Aufwänden in den einzelnen Monaten bis auf Einzelbelegebene aufrufen. Durch die Integration ins gesamte ERP System bringt das Kostenrechnungsmodul eine große Auswahl an Informationsmöglichkeiten mit sich.

 

Plandaten und Umlagen

Ein weiterer Vorteil ist, dass man innerhalb der Kostenrechnung mit beliebig vielen Planversionen arbeiten kann. Die Kostenstellenberichte sind rasch erstellt und lassen sich mit monatlichen Plandaten anreichern. Die Anwendung kumuliert dann die Ist- und die Solldaten und weist die Abweichung vom Plan in einer Extraspalte aus.

Ein großer Mehrwert der Kostenrechnung zeigt sich außerdem bei der verursachungsgerechten Zuordnung von Kosten: Wenn bspw. Belege wie Mieten oder Energieverbräuche verursachungsgerecht auf eine Gebäudekostenstelle gebucht werden sollen, bleibt nichts anderes übrig, als diese Kosten in der Finanzbuchhaltung aufzusplitten – und je mehr Kostenstellen, umso umfangreicher. In der Kostenrechnung ist dies deutlich einfacher zu handhaben, da man die Gebäudekostenstelle einfach umlegen kann und so die entsprechenden Daten auf alle anderen Kostenstellen überträgt. Über Umlageschlüssel können Anwender vorab genau definieren, nach welchen Kriterien umgelegt werden soll. Im fertigen Bericht erscheint die Umlage der Gebäudekostenstelle dann sowohl im Ist als auch im Plan, ebenso alle Umlagen zur Miete, Energiekosten, etc. Ein deutlicher Funktionsgewinn gegenüber der Fibu also, die Umlagedaten in dieser Form nicht kennt bzw. nicht darstellen kann.

 

Leistungsdaten aus Produktionssystemen auswerten

Neben den reinen Umlagen, die eine verursachungsgerechte Zuordnung der Kosten gewährleisten, ist man in der Kostenrechnung auch immer wieder an Leistungsdaten interessiert. Bei einer Fertigungskostenstelle wollen Entscheider bspw. wissen, wie viele Arbeitsstunden eingeplant und wie viele Stunden tatsächlich geleistet wurden. In solch einem Fall können Bezugsgrößen wie Personal- und Maschinenstunden direkt aus dem Produktionssystem heraus an die KoRe gemeldet werden. Im fertigen Bericht wird dann die Inanspruchnahme der Kostenstelle durch die Fertigungsaufträge im Bereich der Arbeits- und Maschinenstunden ausgewiesen. Die Möglichkeit Mengeninformationen zu verarbeiten, ist also ein weiterer deutlicher Vorteil gegenüber dem klassischen Berichtswesen (GuV, Bilanz) aus der Finanzbuchhaltung.

 

oxaion ERP mit integrierter Kostenrechnung

 

Nutzen der Kostenrechnung über eine ERP-Lösung

Daten wie Fertigungs-, Personal-, und Maschinenzeiten können also innerhalb der Kostenrechnung im Sinne einer Leistungsverrechnung auf die entsprechenden Fertigungsaufträge abgerechnet werden. Das heißt, die Verrechnungsmengen lassen sich nachfolgend mit entsprechenden Kalkulationssätzen bewerten. So können Anwender im Rechnungswesen bspw. einen Leistungsausweis für geleistete Stunden vornehmen, damit diese Analysen für die Kalkulation herangezogen werden können.

Auf ebenso flexible Weise sind Teilkostenrechnungen möglich. Hierfür verzweigt das ERP-Programm direkt in die Verwaltung der Kostenarten, wo dann mit wenigen Klicks sowohl fixe als auch variable Kostenbestandteile definiert werden können.

Für mehr Transparenz sorgt außerdem der Drill-down bis zum Verursacherbeleg, der sich direkt aus dem Berichtswesen anstoßen lässt. Das gewährleistet einen komfortablen Überblick über sämtliche Buchungen, die auf eine Kostenstelle gelaufen sind – und bei Bedarf hat man den Einzelnachweis auch gleich zur Hand. Darüber hinaus bietet das Programm eine Reihe eigener Suchmethoden wie bspw. die Filterung nach Sachkonten.

Last but not Least ermöglicht die Kostenrechnung auch die Arbeit mit kalkulatorischen Kosten. Hat man die Kosten einmal vordefiniert, lassen sich bspw. problemlos kalkulatorische AfA (Absetzung für Abnutzung) erstellen.

 

Automatisierte Kostenträger- und Deckungsbeitragsrechnung

Kostenträger- und Deckungsbeitragsrechnung liegen nahe beieinander, denn sie beruhen auf der gleichen Datenbasis. In beiden Fällen gelangen die Daten als Eingangsbelegdatei aus den vorgelagerten Anwendungen (Einkauf, Verkauf, Service- und Projektmanagement, Produktion, etc.) in das Rechnungswesen. Einzelbewegungen landen in der Kostenrechnung, verdichtete Daten in der Finanzbuchhaltung – schon hier wird der Unterschied zwischen den beiden Anwendungen deutlich.

Die Einzelbewegungen sind das A und O für die Kostenrechnung, denn aus ihrer Analyse lassen sich eine ganze Reihe wirtschaftlich relevanter Informationen gewinnen. Beispiel Verkauf: Hier interessiert vor allem, welche Erlöse/Kosten mit einem Verkaufsauftrag erzielt wurden und parallel dazu das auf dem Beleg ausgewiesene Produkt. Die dazugehörige Erfolgsrechnung lässt sich mit wenigen Klicks in der Kostenrechnung erzeugen, da hier sämtliche Einzelbewegungen aufgeführt werden.

Eingehende Daten prüft die Anwendung automatisch, z. B. durch Auslesen des Auftragskopfs. So gelangt das System reibungslos an Daten wie bspw. Vertreter, Kunde, Land, Branche – alles Informationen, die wahlweise in der Deckungsbeitragsrechnung weiterhelfen können.

 

Transparentes Auskunftssystem

Der Vorteil eines integrierten Systems wird fast nirgends so deutlich wie innerhalb der Kostenrechnung. Da hier nur Einzelbewegungsdaten vorgehalten werden, lässt sich die Anwendung auch komfortabel als Auskunftssystem nutzen. Informationen zu Verkaufsaufträgen oder Lieferscheinen können ohne großen Aufwand aus den vorgelagerten Anwendungen herangezogen werden. So erhalten die Anwender im Rechnungswesen ein Höchstmaß an bereichsübergreifender Transparenz.

 

Geringer Einführungs- und Pflegeaufwand

Die Kostenrechnung arbeitet also ausschließlich mit Informationen, die sie aus den vorgelagerten Systemen bezieht. Anwender müssen diese somit nicht erst mühsam innerhalb der Anwendung zusammensuchen. Und wer die Module eines ERP-Systems komplett nutzt, kann die Vorteile der Integration voll ausspielen. Der Aufwand an Datenpflege ist dann sehr gering, da die Informationen automatisiert in die Kostenträger- oder Deckungsbeitragsrechnungen eingehen.

Es ist also alles andere als schwierig, dieses System zum Leben zu erwecken und am Leben zu erhalten. Anbieter für ERP Software wie oxaion bieten für die Einführung in der Regel einen Workshop von zwei Tagen an, um die Einrichtung des Systems zu gewährleisten sowie Stammdaten und Kostenarten zu definieren.

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