Non-Profit-Organisationen (NPOs), Gesundheits- und Forschungseinrichtungen sowie die öffentliche Verwaltung müssen digitaler werden. Um den Erwartungen von Sponsoren und Investoren langfristig gerecht zu werden, benötigen sie schlanke Strukturen und Kostentransparenz. Solide Workflows im Rechnungswesen und im Projektmanagement sorgen zudem dafür, dass am Ende mehr Zeit für soziales Handeln bleibt. Und genau hier setzt das leistungsfähige Aptean Komplettsystem rs2 für Non-Profit-Organisationen an.

Die Beschaffung finanzieller Ressourcen ist für gemeinnützige Organisationen oft eine Herausforderung. Sie sind abhängig von Spenden, Zuschüssen und Fördermitteln, die in Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit oft knapp sind. Mitarbeiter und freiwillige Helfer sind ebenfalls begrenzt, ihre Kapazitäten sollten deshalb mit Weitsicht verwaltet werden. Gerade im Gesundheits- und Sozialwesen herrscht ein Mangel an qualifizierten Fachkräften. Dazu kommt der Druck, transparent über Aktivitäten und Finanzen zu berichten. NPOs müssen sicherstellen, dass ihre Mittel ordnungsgemäß verwendet werden und dass ihre Programme und Dienstleistungen den Bedürfnissen der Gesellschaft entsprechen.

„Um wirtschaftlich stabil zu bleiben und gesund wachsen zu können, benötigen gemeinnützige Organisationen heute mehr denn je verlässliche Daten, auf deren Basis sie Abläufe automatisieren und fundierte Finanzentscheidungen treffen können“, erklärt Markus Neumayr, Managing Director der Aptean Austria GmbH (vormals Ramsauer & Stürmer Software GmbH) und General Manager von Aptean in Österreich: „Mit der rs2-Branchenlösung liefern wir NPOs das perfekte Rüstzeug für eine erfolgreiche digitale Zukunft. Die Anwender profitieren von einer hohen Automatisierung des Tagesgeschäfts, zeitraubende und fehlerbehaftete Routinen im Rechnungswesen und Controlling gehören der Vergangenheit an. Organisationen erhalten stattdessen die volle Transparenz über ihre Projekte und Einrichtungen, sodass am Ende mehr Zeit für innovative, strategische und wertschöpfende Tätigkeiten bleibt.“

rs2 Kernprozesse, Teil der NPO-Lösung

rs2 für NPOs – die wichtigsten Features im Überblick

• Umfassendes Kostenrechnungs- und Controllingsystem
• Auswertungen für Berichtspflicht gegenüber Fördergebern, bspw. nach Projekten
• Obligobildung bei Budgetierung
• IKS-Tauglichkeit durch rs2 Workflow-Management (inkl. DMS)

Caritas der Diözese Bad Seckau: Zentral und automatisiert abrechnen

Zahlreiche Referenzen belegen den Erfolg von rs2 im Non-Profit-Bereich. So z.B. die Caritas der Diözese Graz-Seckau, eine soziale Hilfsorganisation der katholischen Kirche in der Steiermark. Sie unterstützt Menschen, die am Arbeitsmarkt benachteiligt sind oder Schwierigkeiten beim Wiedereinstieg haben. Zu den Initiativen gehören bspw. Ausbildungen und Schulungen, Beratungsangebote, Pflege- und Wohnprogramme, aber auch Soforthilfen für Menschen in speziellen Lebenslagen.
Gemeinsam mit Aptean Austria (damals noch Ramsauer & Stürmer) konnte innerhalb von neun Monaten ein umfassendes Digitalisierungsprojekt auf den Weg gebracht werden. Die Caritas profitiert seitdem von zuverlässigen Daten und nahtlosen Prozessen auf einer gemeinsamen ERP-Plattform. Die Transparenz über die einzelnen Geschäftsbereiche und Abteilungen hat sich dadurch maßgeblich verbessert. Abrechnungsaufträge für Schulen, periodische Mietabrechnungen für Einrichtungen sowie Standardabrechnungen laufen ab sofort durchgängig über ein zentrales Verrechnungssystem.
Ulrike Pfeffer, Servicestellenleiterin Finanzen bei der Caritas Steiermark, erklärt: „Die Anwendung beeindruckt mit der einfachen Handhabung ohne allzu großen Lernaufwand. Alle Daten finden sich ausnahmslos im System, wie es unseren Vorstellungen entsprach. Für die Benutzer stellt das eine essentielle Verbesserung dar.“

Große Vorteile bietet dabei auch das neue Schulabrechnungssystem, das durch rs2 jetzt vollständig automatisiert nach Schulklasse abläuft. Die hierfür notwendigen Stammdaten konnten via Schnittstelle direkt aus den Vorsystemen übernommen werden. Schulgelder oder Beitragskosten von über 1.000 Schüler*innen werden jetzt automatisch generiert und abgerechnet. Binnen weniger Minuten kommen so hunderte Rechnungen zusammen, während dies zuvor noch alles dezentral ablief und somit fehleranfällig war und einen hohen manuellen Aufwand erforderte.
Vorsteuerabzugsberechtigungen für die jeweiligen Einrichtungen sind jetzt außerdem im System hinterlegt. Schulen sind hier zwar außen vor, bei Rechnungen bspw. für Pflegewohnhäuser kann jedoch ein Vorsteuerabzug in Anspruch genommen werden. In rs2 findet sich dieser jetzt automatisch an der jeweiligen Kostenstelle, wodurch sich die Arbeit der Buchhaltung erheblich erleichtert.
„Der Zeitplan der Umsetzung wurde exakt eingehalten. Seit der Implementierung gibt es nur wenige Supportmeldungen und keine falschen Buchungen. Wir haben die effizienteste Lösung für all unsere Anforderungen gefunden“, lautet das positive Fazit von Ulrike Pfeffer.

rs2 Branchenlösung für Non Profit Organisationen: Die für jeden Mandant getrennt geführten Anlagenbuchhaltungen lassen sich Dank des flexiblen Aufbaus von rs2 konsolidiert anzeigen.

Marienkrankenhaus Vorau gemeinnützige GmbH: Wenn Kosten und Nutzen stimmen

Das 1865 gegründete MKH Vorau ist das älteste, noch heute bestehende Krankenhaus der Oststeiermark. Das gemeinnützige Akutkrankenhaus verfügt insgesamt über 112 Betten. Neben der chirurgischen und der internen Abteilung zählen die Akutgeriatrie und Remobilisation zu den Schwerpunkten in der medizinischen Betreuung und Pflege.
Die Softwareeinführung von rs2 sei ein wohlüberlegter Eingriff gewesen, so das Urteil von Manuela Holowaty, geschäftsführende Verwaltungsleiterin des Marienkrankenhauses in Vorau. Zuvor hätten wirtschaftliche Aspekte im Verwaltungsbereich einen Softwareumstieg notwendig gemacht.
Aptean Austria konnte daraufhin mit einer betriebswirtschaftlichen Komplettlösung überzeugen, die sämtliche verwaltungstechnischen Anforderungen eines Krankenhauses abdeckt. Auch der Informationsaustausch mit den zahlreichen Fremdsystemen sowie der hausinterne Abgleich des Medikamentenlagerbestands oder die Förder- und Beihilfen-Abrechnungen lassen sich problemlos über die rs2-Lösung steuern.

Um die Plattform bestmöglich auf die Anforderungen auszurichten, wurden spezielle Verrechnungsaufgaben berücksichtigt, die in ihrer Ausprägung ausschließlich im Krankenhausbetrieb auftreten. Im Bereich der Kostenrechnung und statistischen Daten werden Informationen direkt in rs2 aufbereitet und anschließend an das K-DOK System des Bundes weitergeleitet. Der Rechnungsprüfungsworkflow spart außerdem Zeit bei der Rechnungsbewilligung und sorgt für eine fehlerfreie Verarbeitungsqualität.

Um das Projekt in einem angemessenen Rahmen zu halten, erfolgte die Einführung der einzelnen Applikationen schrittweise. Heute sind die Anwender erleichtert über die Softwareunterstützung bei ihren alltäglichen Aufgaben. „Die Anwendung ist übersichtlich, einfach in der Bedienung und für alle Mitarbeiter eine wesentliche Erleichterung und grundlegende Verbesserung. Wir sind äußerst zufrieden, zumal die Kosten-Nutzen-Rechnung absolut stimmt“, bringt es Direktorin Holowaty abschließend auf den Punkt.

Wiener Gesundheitsförderung gemeinnützige GmbH (WiG): Heute wissen, was morgen ist

Die WiG wurde 2009 als gemeinnützige Gesellschaft der Stadt Wien gegründet und fungiert dort als Kompetenzstelle für Gesundheitsförderung. Zu den Aufgaben gehören u.a. die Entwicklung und weiterführende Unterstützung von gesundheitsförderlichen Projekten und Maßnahmen. Die Schwerpunkte liegen in den Bereichen „Ernährung“, „Bewegung“, „Seelische Gesundheit“ und „Gesunde Lebenswelt.“

Als öffentliche Organisation benötigt die WiG im Tagesgeschäft die volle Transparenz über ihre Kosten und Einnahmen. Finanzströme müssen klar und nachvollziehbar abgebildet werden. Ein Softwarewechsel auf eine moderne, durchgängige ERP-Plattform wurde deshalb immer notwendiger. Den Auswahlprozess gewann einmal mehr Aptean Austria (damals noch Ramsauer & Stürmer), aufgrund zahlreicher Referenzen im NPO-Bereich und eines guten Preis-Leistungs-Verhältnisses.
Die zahlreichen Projekte und Aktivitäten der WiG werden seitdem übersichtlich im Rechnungswesen von rs2 abgebildet. Sämtliche Daten über die geschäftliche Entwicklung stehen auf Tastendruck tagesaktuell zur Verfügung, sodass sich auch zukünftige Projekte gut planen lassen.
Auftraggeber und Förderer erhalten auf Abruf eine transparente Darstellung der Finanzbewegungen, sodass der Auskunftspflicht zu jederzeit nachgekommen werden kann. Über die dezentrale Planung können die einzelnen Kostenstellen ihre Projekte auch selbstständig verwalten.

Wichtig war der WiG darüber hinaus, dass Auswertungen nach den Grundsätzen der staatlichen Haushaltsführung erstellt werden können. Auch sollten Auswerten nach Projektart erfolgen. All dies konnte im gemeinsamen Projekt mit rs2 realisiert werden. Zahlreiche Schulungen vor Ort begleiteten die Mitarbeiter durch die Implementierung. Bei weiterführenden Fragen steht der telefonische Support zur Verfügung. Sylvia Fellner, zuständige Buchhalterin bei der WIG, dazu: „Es gab zahlreiche Tests für die Feinabstimmung. Der Umstieg in die Echtumgebung erfolgte dann ziemlich rasch, aber dank der guten Vorarbeit und der Schulung unserer Mitarbeiter durch Ramsauer & Stürmer (Anm.: heute Aptean Austria) funktionierte alles auf Anhieb problemlos.“

Diese Beispiele zeigen, dass die rs2 ERP-Plattform für NPOs alle branchentypischen Anforderungen abdeckt und dazu noch vor- und nachgelagerte Anwendungen nahtlos integriert. Anwender profitieren von einer einheitlichen Datenbasis und einem hohen Automatisierungsgrad. Zukunftsfähige Prognosen und eine erhöhte Transparenz sorgen zudem dafür, dass Organisationen auch morgen noch sicher wirtschaften können.

Weitere Infos sowie alle Referenzen zum Download finden sich unter:
https://www.rs-soft.com/branchen/npos/

 

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