Gerade für mittelständische Unternehmen ist die Einführung einer Unternehmenslösung nach wie vor ein komplexes Projekt, das Kapital, Zeit und Personal bindet. Bei dem Hersteller von Mess- und Fertigungstechnik TRIOPTICS wurde nun erfolgreich ein alternatives auf Ausbaustufen und Einführungszyklen basierendes Konzept für kleinere und mittlere Unternehmen angewandt, nachdem sich die klassische Roll-out-Methodik vor dem Hintergrund einer hohen Auslastung als schwierig erwiesen hat. Im Rahmen von geplanten Prozess- und Systemnutzungsausweitungen gliedert sich die von oxaion angebotene Nutzwertanalyse direkt in das agile Vorgehen der kontinuierlichen Verbesserung ein und hilft auf pragmatische Weise die nächste Arbeitsqualitätsebene nicht nur zu planen, sondern auch erreichbar zu gestalten.

TRIOPTICS entwickelt, fertigt und vermarktet optische Mess- und Fertigungstechnik für Linsen, Objektive und Kameramodule. Aktuell beschäftigt das internationale Unternehmen mit Stammsitz in Wedel nahe Hamburg 250 Mitarbeiter, davon über die Hälfte im Bereich Forschung und Entwicklung. Seit einigen Jahren ist die Nachfrage zu TRIOPTICS-Produkten und -Dienstleistungen konstant hoch: Zum Kundenstamm gehören die optische Industrie, Universitäten und Forschungslabors, die Medizintechnik, Luft- und Raumfahrt sowie Maschinenbau und Werkzeugindustrie. Bei der optischen Prüfung von Objektiven für Mobiltelefone und Digitalkameras spielt TRIOPTICS eine zentrale Rolle.

„Wir sind kontinuierlich am Wachsen – die Auftragslage ist hoch, wir gewinnen stetig neue Kunden und unsere Mitarbeiterzahl hat sich binnen kürzester Zeit verdoppelt“, konstatiert Dr. Michael Bernard, Leitung ERP und Prozesse bei TRIOPTICS. Gesucht habe man deshalb ein leistungsfähiges ERP-System, mit dem man die gestiegenen Anforderungen auch morgen noch effektiv bewältigen kann. „Es ging uns vor allem darum, die Beschaffungsprozesse so zu optimieren, dass wir auch bei steigender Nachfrage kurze Produktionszyklen aufrecht erhalten können“, erläutert Dr. Michael Bernard die Strategie. „Dazu benötigten wir nahtlos ineinandergreifende Abläufe sowie eine Unternehmenslösung, die uns als zentrales Informations- und Verarbeitungssystem dient.“

ERP-Einführung: Zu ambitioniert gestartet

Nach einem kurzen Auswahlprozess entschieden sich die Verantwortlichen schließlich für die ERP-Softwarelösung von oxaion. Ein Go-live nach klassischem Vorbild schlug jedoch fehl. Man sei zu ambitioniert gestartet, mit prall gefülltem Lastenheft und stets nur dem Zielszenario vor Augen. Wie sich der Weg dorthin ebnen sollte, war jedoch unklar. In der Folge stellte sich dann auch heraus, dass die verschiedenen Technikbereiche viel zu individuell arbeiteten, als dass sie für einen breiten Roll-out mit frühem Go-Live geeignet gewesen wären. Eine weitere Schwierigkeit war, eine solch große Zahl an Mitarbeitern zeitnah zu schulen, zumal ständig neue Fachkräfte hinzukamen und die Auftragslage generell sehr hoch war in dieser Zeit. „Am Ende standen wir vor einem Wollknäuel, das es zu entzerren galt“, resümiert Dr. Michael Bernhard das damalige Vorgehen. „Wir einigten uns deshalb auf ein neues Ziel, bei dem wir nicht mehr von null auf 100 Prozent springen mussten, sondern vielmehr von null auf 20 Prozent, von 20 auf 40, und auf diese Weise die Prozesse in kleinen Schritten kontinuierlich verbessern.“

Zwischenstufen festlegen

Im zweiten Anlauf legte das Team um Dr. Bernhard deshalb mehrere erreichbare Ausbaustufen fest. Zunächst widmete man sich – wie ursprünglich angedacht – dem Bereich Einkauf und Beschaffung bzw. im weiteren Sinne der Produktionslogistik. Erst als dort alle Mitarbeiter geschult waren und auch sonst keine Probleme mehr bzgl. Datenmigration und Programmkonfiguration bestanden, folgte die nächste Ausbaustufe. So wurden nach und nach die Bereiche Produktmanagement, Arbeitsbeschaffung/Disposition und Lagerwirtschaft erschlossen. Die letzte Ausbaustufe wurde schließlich Anfang 2017 erreicht, als man den Vertrieb in das ERP einband.

„Durch die Schulung kleinerer Key-User-Gruppen sowie die Fokussierung auf einzelne Bereiche gelang uns eine gleichmäßige Arbeitsauslastung, unter der auch das Tagesgeschäft nicht litt“, erläutert Dr. Michael Bernhard die Vorteile. Auch mit der Unterstützung seitens oxaion klappte es nun besser. „Das lief jetzt ganz koordiniert ab, da wir viel besser einschätzen konnten, was wichtig war und was nicht.“

So wurde für jeden Bereich individuell die Planung und Implementierung vorgenommen und danach die Masken modifiziert. „Dann haben wir das Ganze getestet und wenn nötig nochmals an die Arbeitsweisen angepasst oder gegebenenfalls weitere Entscheidungsträger in die Prozesse involviert.“ Parallel dazu fanden die Schulungen statt und unmittelbar danach folgte die Softwareeinführung, bei der man dann auch den vollen Support von oxaion in Anspruch nahm. Außerdem richteten die Verantwortlichen bei TRIOPTICS ein Incident Management ein, um genau feststellen zu können, welche Fehler und Schwierigkeiten in den einzelnen Bereichen auftraten.

360-Grad-Nutzwertanalyse für weitere Prozessoptimierungen

Der zweite, geglückte Versuch brachte auch die Erkenntnis mit sich, dass ein IT-Projekt wie die Einführung eines ERP-Systems niemals final abgeschlossen werden kann, sondern vielmehr der Weg dahin schon das eigentliche Ziel sei. „Prozesse können immer hinterfragt, weiter optimiert und kontinuierlich verbessert werden“, weiß Dr. Michael Bernard. „Wir hatten jetzt einen guten Start, sämtliche Grundelemente und auch die dazugehörigen Prozesse, aber wir wussten da geht noch mehr, deshalb kam die von oxaion angebotene Nutzwertanalyse genau zum richtigen Zeitpunkt.“

In insgesamt vier Sitzungen wurde mit den Fachleuten von oxaion eine Nutzwertanalyse durchgeführt. Diese beinhaltete unter anderem eine 360-Grad-Analyse der wichtigsten Fachbereiche. Beispielsweise wurden im Anschluss Mitarbeiter befragt, wo sie noch Optimierungspotential für ihren Bereich sehen. Die Gewichtung der Themen sowie die Strukturierung der Vorgehensweise kamen von oxaion. „Die oxaion-Berater besaßen zum einen diese für uns so wertvolle Außenperspektive auf unser Unternehmen und zum anderen natürlich auch die Erfahrung, die sie aus zahlreichen vergleichbaren Projekten mitbrachten. Sie konnten uns dann auch genau sagen, was wichtig ist und was nicht, was einfach umgesetzt werden kann oder was sich in unserem Fall weniger lohnt.“

Roadmap für das weitere Vorgehen

Vor dem Hintergrund der gesammelten Erkenntnisse wurde eine Roadmap erstellt, welche die weiteren Etappenziele genau festlegte. Dazu bewerteten die Beteiligten insgesamt 170 gestellte Fragen in einer Clusteranalyse und unterteilten diese weiterführend in Kategorien wie bspw. Themen und Bereiche. Auch wurden die einzelnen Etappen nach Relevanz und Schwere der Herausforderung klassifiziert. Dabei spielte der Bedarf an Ressourcen eine wichtige Rolle, ebenso der Aufwand von Arbeit und eingesetzter Technik. Die Analyse brachte außerdem zu Tage, wo Prozesse per se ungünstig verliefen und wie man diese anhand des ERP neu strukturieren kann. Nachfolgend wurden die betroffenen Bereiche in Themenblöcke unterteilt, die wiederum einzelne Stufen und Angaben zur Ausbaufähigkeit enthielten. Typische Themenblöcke waren bspw. Einkauf, Vertrieb und Marketing, denen man sich zu unterschiedlichen Zeitpunkten dann widmen wollte.

Nutzenpotential-Analyse

Das Potential der Nutzwertanalyse zeigt sich nun vor allem darin, dass TRIOPTICS ab sofort nicht nur genaue Prioritäten im Sinne von „Wichtig“ und „weniger Wichtig“ definieren kann, sondern auch ein profundes Know-how über Projektzeitpunkt, Abfolge und Einsatz der Ressourcen besitzt. „Dank der oxaion-Nutzwertanalyse können wir nun in den einzelnen Fachabteilungen auch unterschiedliche Geschwindigkeiten und Reifegrade akzeptieren“, betont Dr. Michael Bernard. „Wir sind in der Lage, die einzelnen Themenblöcke nach und nach ressourcengenau anzugehen und können die Fortschrittslast als Ganzes parallel realisieren.“