Updates sind für ERP-Systeme essentiell, ihre Durchführung kann in der Praxis allerdings schnell zu einer echten Herausforderung werden. Besonders KMU fürchten den Projektaufwand und die Kosten, die damit einhergehen können. Und tatsächlich: Laut Studien verbringen mittelständische Unternehmen 20 bis 25 % der ERP-Betriebszeit mit Updates oder Release-Upgrades. Viele Verantwortliche denken, dies sei normal – muss es aber nicht!

Nur wer sein ERP-System regelmäßig auf den neuesten Stand bringt, kann von neuen branchenrelevanten Funktionen profitieren und auch rechtlich alle Anforderungen einhalten. Anbieter stellen in der Regel alle 18-24 Monate neue Systemversionen bereit. Den Kunden stehen diese Vorteile meist erst verzögert zur Verfügung und die dafür notwendigen internen Projekte kosten Zeit, Geld und Personal. So umfassen die Aufwände für Systemmodernisierungen im Schnitt alle fünf Jahre circa ein Drittel der Anschaffungskosten.

Wie aufwändig ein Update tatsächlich sein kann, hängt von einer Vielzahl an Faktoren ab, wie etwa der Umfang an Individualanpassungen oder auch branchenspezifischen Besonderheiten wie bspw. die Validierung in der Medizintechnik. Die Thematik stellt also sowohl Anwender als auch Anbieter vor Herausforderungen und wird häufig nicht besser, wenn beide in einem gemeinsamen Projekt aufeinandertreffen. Da kann ein Update schon mal einer Neueinführung gleichen, zumal der Programmstand des aktualisierten Systems zunächst komplett durchgetestet werden muss, bevor er im Ganzen inklusive Produktiv-Datenbestand zur Verfügung steht.

Königsweg: Rolling Releases

Um die Komplexität von Updateprojekten zu verringern, entwickeln moderne Anbieter wie oxaion ihre Systeme konsequent weiter. Dabei bieten sog. ‚Rolling Releases‘ die Möglichkeit, den entsprechenden Aufwand zu reduzieren und die Durchführung von Updateprojekten zu beschleunigen. Mittels automatisierter Analyseverfahren können notwendige Anpassungen identifiziert und Unsicherheiten minimiert werden. Dedizierte Testumgebungen ermöglichen zudem, etwaige Nebeneffekte vor dem Update zu testen. Nach Vorbereitung erfolgt die technische Durchführung kontinuierlicher Updates in wenigen Stunden. Kurz gesagt: Die ERP-Software bleibt immer up-to-date.

Unabhängige Praxisstudie belegt Mehrwerte

Für Anwender existiert jedoch bis dato kein Überblick zu Updates bei ERP-Systemen. Durch die fehlende Transparenz im Markt lassen sich Abschätzungen und Budgetierungen nur mit großer Unsicherheit durchführen. Auch fehlt eine Übersicht zu den unterschiedlichen Systemarchitekturen sowie der von den Anbietern ausgewiesenen Update-Angebote. Entscheider stehen bspw. vor der Frage, welche Möglichkeiten potenzielle Anbieter im Rahmen der Systemauswahl hinsichtlich Updates bieten. Um erstmalig Transparenz in diesen Bereich zu bringen, hat das Institut für Wirtschaftsinformatik und Digitale Gesellschaft e. V. eine Markterhebung im deutschen Mittelstand durchgeführt.