Vorne Webshop, hinten ERP

oxaion Portal connect: nahtlose Webshop-Anbindung bei SELECTRIC

Das rasante Wachstum der E-Commerce-Branche stellt gerade mittelständische Unternehmen immer wieder vor neue Herausforderungen. Neben der Wahl des passenden Shopsystems geht es vor allem und die Frage, wie die eingehenden Daten optimal weiterverarbeitet werden, damit am Ende ein nahtloser Prozess zwischen Auftragsannahme und Warenaussendung besteht. Klare Vorteile haben dabei jene, die ihre Shopsoftware in eine ERP-Lösung integrieren, wie das Beispiel der SELECTRIC Nachrichten-Systeme GmbH zeigt.

Als Systemhaus für Mobilfunk bietet das 1977 gegründete Münsteraner Unternehmen SELECTRIC alles aus einer Hand: Funktechnik, Systemtechnik und Zubehör sowie Beratung, Reparatur und Wartung. Zu den Kunden gehören Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben (kurz: BOS), aber auch Industrie, Energieversorger, Security, ÖPNV, Militär, Luftfahrt und Bahn.

Digitale Vertriebskanäle nutzen

Die 200 Mitarbeiter starke SELECTRIC umfasst derzeit sechs Niederlassungen sowie vier Gesellschaften, die sich wiederum in zwei Geschäftsbereiche aufgliedern: Funk und Mobiltelefonie. Bei über 400 Fachhandelspartnern und rund 15.000 Kunden ist eine schnelle und fehlerfreie Warenauslieferung wettbewerbsentscheidend. Für eine reibungslose Distribution sorgt ein hochmodernes Logistikzentrum mit 4.000 qm Lagerfläche. Darüber hinaus ist seit 2016 der SELECTRIC-Webshop einer der wesentlichsten Vertriebskanäle des Funkanbieters.

 

ERP-Neueinführung als Grundlage für Digitalisierung

Realisiert wurde der SELECTRIC-Onlineshop mit Magento. Die Open-Source-Software ist mit derzeit 29 Prozent Marktanteil das am häufigsten eingesetzte Shopsystem der Welt. Zu einer Anbindung kam es schon während der Einführung der oxaion ERP-Software, die ebenfalls zwischen 2015 und 2016 implementiert wurde. Grund für die ERP-Neuentscheidung sei damals laut SELECTRIC der hohe Integrationsgrad gewesen. Die betriebswirtschaftliche Komplettsoftware deckt bereits einen Großteil der täglichen Anforderungen im Standard ab. Diverse Eigenentwicklungen und Insellösungen konnten auf diese Weise abgelöst werden. Somit war ein weiteres zentrales Ziel des ERP-Projektes, eine integrative Basis für alle weiteren Digitalisierungsmaßnahmen zu schaffen.

 

Frontend-Entwicklung mit LEONEX

Für die Planung und Frontend-Realisierung sowie für das moderne „Look and Feel“ der Webshop-Oberfläche war die Paderborner E-Commerce-Agentur LEONEX verantwortlich. Um einen bi-direktionalen Austausch von Content wie auch Kunden- und Produktdaten zu ermöglichen, wurde TYPO3 eng mit Magento verzahnt. Parallel kümmerten sich die Fachleute von oxaion um alle Backend-seitigen Voraussetzungen. Über die Lösung oxaion Portal connect greift der Webshop stets auf aktuelle ERP‐Daten zu. Und eingehende Aufträge werden ebenfalls direkt an oxaion rückgemeldet.

 

Effizienter Abverkauf über integrierte Shop-Software

Nicht nur für SELECTRIC, sondern auch für die aktuell rund 13.500 registrierten Webshop-Kunden ist eine schnelle und fehlerfreie Warenauslieferung wettbewerbsentscheidend. Die Vorteile der in oxaion ERP integrierten Shop-Schnittstelle liegen dabei auf der Hand: Artikelstammdaten müssen nicht mehr doppelt in der Shop-Lösung und der Warenwirtschaft vorgehalten und gepflegt werden. Da auch die Warenwirtschaft (WWS) inklusive einem Lagerführungssystem (LFS) komplett in oxaion-ERP enthalten ist, lässt sich die Auftrags- und Bestellabwicklung entscheidend beschleunigen.

 

Nahtlose Anbindung an das ERP-System

Die größte Herausforderung im Projekt war, dass verschiedenste oxaion-Module an den Webshop angebunden werden mussten. Das fing bei den allgemeinen Stammdaten an, ging über konkrete Verkaufsinformationen wie bspw. Verfügbarkeiten und Preise (z.T. auch kundenindividuelle Rabattstrukturen) und endete schließlich beim integrierten Service-Modul. Mit diesem können nun Servicetickets direkt aus dem Webshop heraus erfasst werden.

 

Customer-Center, Service-Portal und Webshop in einem

Für Reklamationen hält der Webshop eine Online-Reparaturverwaltung bereit. Aus den Daten, die der Kunde in ein vorgefertigtes Online-Formular einträgt, wird dann im Hintergrund automatisch in oxaion ein Helpdesk-Ticket erstellt.

 

Alles auf einen Blick im persönlichen Account

Shop-Besucher erhalten zudem aktuelle Informationen zu Hardware, Software und Reparatur-Service. Dazu können verschiedene Dokumente heruntergeladen werden, wie bspw. Produktdatenblätter oder Schulungsmaterialien. Registrierte Kunden können außerdem die Logistikdaten ihrer georderten Geräte einsehen.

 

Maximale Transparenz auch auf Seiten der Kunden

Im Webshop können Kunden ihre laufenden Aufträge einsehen und bspw. nachvollziehen, ob schon Teillieferungen erfolgt sind oder der gesamte Auftrag noch aussteht. Ebenso lassen sich Lieferscheine und Rechnungen online abfragen und herunterladen.
Ein weiterer wichtiger Bestandteil des Webshops ist der „Gerätemanager“, der eng mit der „oxaion-Geräteakte“ verknüpft ist. Sämtliche Geräte zum Verkauf sind unter ihrer Seriennummer auch in der Geräteakte gespeichert. Für die meisten Produkte gibt es Applikationen, also kundenindividuelle Erweiterungen. Die Verwaltung dieser Zusatzfunktionen erfolgt ebenfalls über die Geräteakte. Im Webshop ist sie komfortabel über eine Drop-Down-Liste einsehbar.

Webshop-Kunden erhalten auf einen Blick Informationen zu Artikeln, Verfügbarkeiten und Preisstrukturen. Mit einem Klick sind die Artikel im Warenkorb, der eine Bestellvorlage und Vergleichsliste enthält und direkt zur Zahlungsabwicklung führt.

 

Webshop-Kunden können ihre Geräte zur Reparatur anmelden, Behälter für die Reparaturabwicklung anfordern oder auch erfolgte Reparatur-Historien einsehen.

 

Der „Gerätemanager“ ist eng mit der „oxaion-Geräteakte“ verknüpft. Hier lassen sich komfortabel die eigenen Geräte verwalten, Lizenzcodes anfordern, Buchungsdaten einsehen und Programmierdateien herunterladen.

ERP-Abfragen in Echtzeit für Mengen, Preise und Verfügbarkeiten

Die dahinter agierende technische Infrastruktur, die für durchgängige Prozesse zwischen ERP-System und Webshop sorgt, nennt sich oxaion Portal connect. Die Verfügbarkeit der SELECTRIC-Produkte wird dabei stets live bei der ERP-Lösung angefragt, es handelt sich also immer um aktuelle Bestandszahlen. Zusätzlich zum Lagerbestand wird berücksichtigt, ob es laufende Angebote oder Nachfragen gibt. Diese werden mit eingerechnet, um daraus dann die tatsächliche Verfügbarkeit zu ermitteln. Ähnlich verhält es sich mit den Preisen, die ebenfalls in Echtzeit abgefragt werden, d.h. es werden auch aktuell laufende Rabatte berücksichtigt, die eben erst im ERP-System festgelegt wurden.

 

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