ERP-Plattformen bilden die Basis für eine durchgängige Digitalisierung und befördern so den Wandel hin zu agilen, krisenresilienten Unternehmensstrukturen.

Covid-19 und Post-Pandemic-Restart, der Krieg in der Ukraine, Lieferkettenprobleme, Energiekrise, Klimawandel, Konjunkturflaute und Inflation – 2023 startete leider wenig hoffnungsfroh. Sicher ist nur, dass nichts sicher ist, und so warten auch in diesem Jahr schwer vorhersehbare Herausforderungen auf die Unternehmen und ihre Kunden. Zeiten multipler Umbrüche erfordern den Aufbau resilienter Unternehmensstrukturen. Voraus geht ein Transformationsprozess, der Menschen, Organisationen und Maschinen gleichermaßen betrifft. Grundlegende Technologien werden dabei relevant, fast noch entscheidender ist aber die Mentalität der beteiligten Mitarbeiter. Wer krisensicher produzieren will, muss schnell und agil auf Veränderungen reagieren können – und zwar in jedem Bereich.

Basis für all diese Bestrebungen ist und bleibt die ERP-Plattform. Wie sie als Rückgrat des Unternehmens den Wandel vorantreibt und welche Trends dabei im neuen Jahr wichtig werden, zeigt dieser Artikel.

Papierlose Workflows fürs Homeoffice

In Pandemie-Zeiten schickten viele Arbeitgeber ihre Beschäftigten ins Homeoffice. Durch dieses erste Krisenmanagement wollten Unternehmen auch im Quarantänefall handlungsfähig bleiben und ihren Geschäftsbetrieb aufrechterhalten. Doch während die einen den Sprung in die mobile Arbeitswelt überraschend mühelos meisterten, merkten andere erst im Angesicht der Krise, was sie in den letzten Jahren alles verpasst haben.

Stand heute hat sich Mobile Work bei vielen Arbeitgebern etabliert. Doch standortübergreifendes Arbeiten kann schnell zum Problem werden, wenn die Rahmenbedingungen dafür nicht geschaffen werden und bspw. Belege nicht digital vorliegen. Manche ERP-Anbieter bieten hierfür einen digitalen Eingangsrechnungsworkflow (ERW), bei dem die Rechnungen auf digitalem Wege die einzelnen Empfänger erreichen. Die Rechnungsbewilligung erfolgt so komfortabel auch von unterwegs oder aus dem Homeoffice heraus. Skontofristen werden nicht mehr verpasst und verschollene Papierbelege gehören der Vergangenheit an. Via integriertem Dokumenten-Management-System (DMS) gelangen die Belege dann automatisch ins Archiv, wo sie revisionssicher verwahrt werden. Auch die Integration Künstlicher Intelligenz (KI) etwa für die automatisierte Dokumentenerkennung ist mittlerweile bei einigen ERP-Anbietern ein Thema.

Anywhere – Anytime – Any Device

Ob im Büro oder von unterwegs – wichtig bleibt der Zugriff auf tagesaktuelle To do’s, Kennzahlen und Reports. Die dafür relevanten Daten liegen auf der ERP-Plattform. Über ein modernes, webfähiges Frontend werden diese Informationen für Entscheider strukturiert und visuell aufbereitet. Größtenteils geschieht dies über aufgabenspezifische, rollenbasierte Dashboards. Wichtige KPI‘s werden in Ampel- oder Diagrammformen angezeigt. Anwender können zudem URLs für externe Systeme und ausführbare Dateien hinterlegen oder sich Anwendungen, die sie täglich brauchen in Favoritengadgets zusammenstellen.

Manche Lösungen verfügen über eine Self-Service-Bibliothek, mit der sich Masken und Dashboards individuell konfigurieren lassen. Einzelne Felder oder gesamte Masken lassen sich so ausblenden, falls sie für eine bestimmte Tätigkeit nicht benötigt werden oder der Nutzer nicht berechtigt ist, diese einzusehen (bspw. Personaldaten). Über ein Rollen- und Berechtigungskonzept lässt sich der Einrichtungsaufwand deutlich minimieren. Durch standardisierte, auf die jeweilige Tätigkeit abgestimmte Voreinstellungen sparen Unternehmen wertvolle Zeit, sodass Mitarbeiter vom ersten Tag an produktiv mit dem ERP arbeiten können.

Plattform oder Device spielen dabei keine Rolle – der Anwender kann von überall auf eine intuitive Web-Oberfläche zugreifen. Diese lässt sich je nach Einsatz auch per Touch bedienen. Lagerbestände und Verfügbarkeiten bspw. können so auch direkt beim Kunden via Tablet abgefragt werden.

Kommunikation ins ERP verlagern

In unsicheren Zeiten wird Kooperationsfähigkeit immer mehr zum Schlüsselfaktor für erfolgreiches Wirtschaften. Unternehmen gründen Projektteams und verteilen Aufgaben bereichsübergreifend an mehrere Mitarbeiter. Je transparenter Informationen fließen, umso schneller kann entschieden oder auch gegengesteuert werden. Selbst in der Zusammenarbeit mit anderen Niederlassungen, Partnern oder Agenturen wird dieses Prinzip deutlich.

Als Social-ERP bringt die Unternehmenssoftware Anwender aufgabenorientiert zusammen. Dies geschieht bspw. über einen Messenger-Dienst, mit dem Einzel- und Gruppenchats eröffnet und Push-Nachrichten versendet werden können.

Der Vorteil:

die ERP-Plattform dient gleichzeitig als zentraler Navigationsstartpunkt für alle Unternehmensanwendungen. Jegliche Kommunikation über Chat, E-Mails o.ä. wird direkt zum Projekt angelegt. Die gewonnen Informationen können später digital archiviert oder auch per KI nutzbar gemacht werden.

Frei skalieren mit Multisite und Intercompany

Der komfortable Zugriff auf mandantenübergreifende Informationen gehört ebenfalls zu den Stärken einer modernen ERP-Plattform. So sind multisite-fähige Systeme in der Lage, komplexe Organisationsstrukturen gesammelt auf einer Oberfläche abzubilden. Zuvor mussten hierfür noch mehrere Sitzungen parallel laufen.

Entscheider erhalten so den perfekten Überblick über ihre Niederlassungen und Tochterfirmen. Indem bspw. die Lagerverwaltung zusammengeführt wird, lassen sich Lagerengpässe für einzelne Standorte im Handumdrehen ermitteln, sodass fehlendes Material zentral nachbestellt werden kann. Hersteller ohne Multisite-Lösung müssten hierfür regelmäßig Statusberichte ihrer Lagerbestände anfertigen und diese untereinander austauschen.

Mit manchen Lösungen lassen sich zudem automatisierte Intercompany-Prozesse zwischen verbundenen Unternehmen durchführen. Unternehmen beschleunigen den Konsolidierungsprozess dadurch merklich und Anwender gewinnen an Sicherheit, da Daten nur einmal im System vorhanden sind. Stehen dem Controlling darüber hinaus eindeutige Daten des gesamten Unternehmensverbunds zur Verfügung, werden Schwachstellen und Optimierungspotenziale sofort sichtbar. Das Führungsteam kann dann bessere Entscheidungen treffen.

Neue Verbindungen zum Kunden schaffen

Eine gute ERP-Plattform wächst mit dem Unternehmen und dient gleichzeitig als Datendrehscheibe für sämtliche vor- und nachgelagerten Lösungen. Neben Standardschnittstellen verfügt sie über offene REST-API für die Anbindung individueller Drittsysteme. Durch ihre Offenheit und Flexibilität ermöglicht sie Unternehmen neue Automatisierungen, Services und letztlich auch die Transformation des eigenen Geschäftsmodells. Man denke bspw. an die Einbindung von Marktplätzen, Webshops und Portalen, aber auch an die Integration von Versanddienstleistern und Payment-Anbietern.

Manche ERP-Anbieter halten hierfür integrierte Webportal- und Shop-Lösungen vor, die durchgängig mit den ERP-Prozessen verbunden sind. Als mobile, touchfähige Applikationen verfügen sie über ein modernes, responsives Design. Sie eignen sich somit ideal für Desktop-Anwendungen, Smartphones und Tablets.

Über das Portal erhalten die Kunden dann einen individuellen Zugriff auf Produktinformationen, Verfügbarkeiten, Preise und Rabatte. Die dazugehörigen Daten werden in Echtzeit abgefragt, aber weiterhin auf der ERP-Plattform gepflegt, d.h. die doppelte Datenpflege entfällt. 

Auch Außendienstmitarbeiter können von solch einem Portal profitieren: Tagesaktuelle Preis- und Bestandsabfragen gelangen so direkt aufs Tablet, Bestellungen lassen sich dann noch vor Ort beim Kunden anstoßen.

EDI und E-Invoicing integriert abwickeln

In Branchen wie der Automotive-Branche ist der elektronische Datenaustausch (EDI) fester Bestandteil des Tagesgeschäfts, jedoch kommt das Thema EDI auch in allen anderen Branchen immer stärker in den Fokus. 

Manche ERP-Anbieter bieten darüber hinaus einen integrierten Versandmonitor, mit dem sich die gesamte Logistik eines Unternehmens steuern lässt. Individuelle Dashboards zeigen dabei die wichtigsten Kennzahlen für Vertrieb, Versand, Fertigung und Disposition, sodass Liefertermine präzise geplant und verlässlich eingehalten werden können.

Spätestens 2024 wird E-Invoicing in vielen Ländern zur Pflicht. Und auch in Deutschland wird bereits darüber diskutiert, dass E-Rechnungen künftig im XML-Format vorliegen müssen. Die dafür notwendigen Maßnahmen müssen in den Unternehmen frühzeitig eingeleitet werden, damit sie zu den Stichtagen fristgerecht umgesetzt werden können.

Im besten Fall wird die E-Rechnung dann über eine EDI-Lösung ausgelöst, die fest in die ERP-Plattform integriert ist. So wird bei einem Rechnungsprozess das Inhouse-Datenformat gleich automatisch mitgeneriert. Per Rückmeldung an die EDI-Plattform kann dann der E-Invoicing-Prozess abgewickelt werden. Die Übermittlung an die zuständige Finanzbehörde läuft ebenso digital über die EDI-Lösung.

Und natürlich: Cloud, KI und Big Data

Cloudbasierte und service-orientierte Bezugsmodelle gelten als zentrale Voraussetzungen für die digitale Transformation. Auch ERP-Lösungsangebote werden zunehmend als Service-Modell aus der Cloud genutzt. Sie werden sukzessive den aufwändigen IT-Eigenbetrieb der Vergangenheit ablösen.

Schon jetzt steht die Cloud für eine flexible n:n-Vernetzung mit der (Geschäfts-)Welt und unserer Gesellschaft. Die Cloud wird somit auch zum entscheidenden Treiber für Big Data und Künstliche Intelligenz. Beides wird die Arbeitswelt nachhaltig verändern.

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, sollten sich gerade mittelständische Unternehmen diesen Entwicklungen nicht verschließen. Wer früh den Weg einschlägt, kann bereits mit kleinen Veränderungen viel erreichen.

So lassen sich mithilfe eines KI-Wissensmodells binnen kürzester Zeit extrem große Datenmengen verarbeiten. Dadurch wird großes Potential frei etwa im Bereich des automatisierten Stammdatenmanagements, bei der Datenverarbeitung oder – in Verbindung mit IoT – bei der Analyse des Produktionsgeschehens. Verknüpfen lässt sich dies am besten mit einer bereits realisierten ERP-MES-Umgebung. Die neu gewonnen Shopfloor-Daten werden dann auf der ERP-Plattform aufbereitet und für Steuerer und Entscheider verfügbar gemacht.

Datensicherheit nie außer Acht lassen

Ob mit oder ohne Cloud – die zu verarbeitende Datenmenge wächst bei jedem dritten Unternehmen zwischen 31 und 60 Prozent pro Jahr. Das ermittelte jüngst die IDC-Studie „Data Driven Intelligence“. Eine ERP-Plattform muss dies künftig stemmen können und gleichzeitig das Potential aus den ungenutzten Daten schöpfen, seien es Personal-, Wirtschafts- oder Produktionsdaten.

Nicht nur werden Datenmengen immer größer, auch die Bedrohungen durch Hacker-Angriffe werden immer vielfältiger. Und durch die zunehmende Komplexität wird es auch immer schwieriger und kostspieliger, Cybersecurity in Eigenregie zu bewältigen. Der Zuwachs Homeoffice-gebundener Mitarbeiter hat die Gefahren zusätzlich verstärkt.

SaaS-basierte ERP-Plattformen garantieren hier eine sichere Umgebung, in der Mitarbeiter zu jederzeit und von jedem Ort auf der Welt ihre Aufgaben erledigen können. Überschaubare Kosten, eine starke Verschlüsselung der unternehmenseigenen Daten und Kommunikation, ein strenges Rollen- und Rechte-Management sowie kontinuierliche Sicherheitsupdates machen SaaS-Lösungen zur idealen Wahl für KMUs, die langfristig von Cybersicherheit profitieren wollen. 

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